Tŷ SA: 50% menos trabalho administrativo financeiro com pagamentos automáticos
“Antes de termos todos os pagamentos automáticos, a equipa tinha de fazer o seguimento das comissões à mão, conciliar pagamentos e resolver problemas, o que demorava muito tempo e criava erros. Agora, os pagamentos são processados corretamente e a tempo, garantindo que parceiros, proprietários e fornecedores recebem sem atrasos.”
– Holly J., assistente de direção na Tŷ SA, País de Gales do Sul
Ter tudo bem organizado desde o primeiro dia
Com sede a Sul do País de Gales, a Tŷ SA foi criada em 2019, inicialmente com o foco na oferta de apartamentos com serviços. À medida que o negócio evoluiu, tornou-se uma referência para clientes empresariais da construção civil, do entretenimento e de viagens.
Com o passar do tempo, o trabalho do dia a dia mostrou falhas nos seus sistemas internos, especialmente no que toca à parte financeira e tarefas repetitivas. Holly Jones, assistente de direção, percebeu quanto tempo se estava a desperdiçar com trabalho manual que se podia evitar. “Havia demasiadas pequenas coisas a roubar-nos tempo durante o dia”, explica, “Era óbvio que precisávamos de um sistema que tratasse dessas coisas por nós.”
A equipa precisava de uma solução que simplificasse os processos, eliminasse erros manuais e os ajudasse a crescer com menos trabalho. Foi aí que descobriram a RentalReady.
Quando o trabalho manual os estava a atrasar
A equipa da Tŷ SA debatia-se com processos pouco eficientes no dia a dia. A quantidade de trabalho administrativo repetitivo, especialmente na parte financeira, estava a roubar-lhes tempo e a criar erros.
- Processos financeiros muito manuais: Fazer o seguimento das comissões e pagamentos à mão criava atrasos e enganos.
- Funcionalidades limitadass: As suas ferramentas não conseguiam suportar relatórios mais detalhados, nem que a coordenação interna funcionasse bem.
- Tempo desperdiçado: Passavam horas a corrigir coisas que podiam ser automáticas.
Precisavam de um sistema mais sólido e automático para melhorar o trabalho diário, não só para crescer, mas para tornar mais simples a forma como trabalhavam. Depois de implementarem a RentalReady, as melhorias foram logo visíveis. “O sistema garante que os pagamentos são feitos corretamente e a tempo, elimina os erros manuais e reduz muito a troca de emails”, explica Holly, “Tem sido mesmo muito bom!”
As ferramentas que fizeram a diferença
Para resolver os problemas do dia a dia, a equipa da Tŷ SA começou a usar ferramentas específicas da RentalReady pensadas para reduzir o trabalho administrativo e organizar melhor as operações. Em vez de acrescentar mais aplicações, escolheram um sistema simples que funcionava do início ao fim. As principais funcionalidades foram:
- Pagamentos e faturação: Tornaram os processos financeiros mais simples e garantiram que os pagamentos eram feitos depressa e sem erros, acabando com a necessidade de fazer acompanhamentos e verificações manuais.
- Área do proprietário: Criou um espaço seguro e personalizado onde os proprietários poderem ver facilmente os extratos financeiros e acompanharem os resultados em tempo real.
- Channel manager: Conseguir sincronizar a disponibilidade em todas as plataformas instantaneamente permitiu à equipa reagir rapidamente quando era preciso. “Tivemos um cancelamento de última hora”, conta Holly, “e em poucos minutos a disponibilidade foi atualizada em todo o lado. Conseguimos uma nova reserva quase de imediato.”
No conjunto, estas ferramentas não só melhoraram tarefas específicas, como criaram as bases para um dia a dia mais fluido, com uma equipa mais concentrada.
Agora tudo funciona com facilidade
Desde que começou a usar a RentalReady, a Tŷ SA tem visto melhorias claras em todas as frentes:
- 50% menos trabalho administrativo financeiro: “Com as automatizações, reduzimos o trabalho administrativo financeiro em pelo menos 50%, o que nos liberta horas todas as semanas”, explica Holly, sobre como a RentalReady acabou com a necessidade de fazer acompanhamentos e verificações manuais dos pagamentos.
- Melhor relação com os proprietários: Com a área do proprietário, a Tŷ SA deu aos proprietários acesso seguro a extratos claros e atualizados, melhorando a transparência, reduzindo pedidos de informação, e construindo confiança a longo prazo.
- Disponibilidade sempre atualizada: Com atualizações instantâneas, conseguem garantir novas reservas rapidamente e evitar perder receitas.
Um novo capítulo com confiança
Hoje, a Tŷ SA funciona com mais clareza e eficiência. Com a automatização a tratar das tarefas financeiras mais demoradas, a equipa tem mais tempo para se focar no que realmente importa: oferecer um serviço excecional e fazer crescer o negócio com segurança.
Sobre esta mudança, Holly comenta: “Garante que parceiros, proprietários e fornecedores recebem sem atrasos. Tem sido mesmo muito bom, tudo certinho, a tempo, e sem stress nenhum.”