Enquanto profissional de alojamento local, sabe que a forma como entrega o acesso ao imóvel é uma parte crítica da sua operação. À medida que o seu portefólio cresce, a gestão de chaves pode tornar-se cada vez mais exigente e consumir tempo valioso.
Muitos gestores optaram, numa fase inicial, pelas tradicionais caixas de chaves do Airbnb para permitir self check in. Embora parecessem uma solução prática e económica, as suas limitações tornaram-se evidentes com o crescimento do mercado.
Hoje existem alternativas mais seguras, discretas e totalmente integráveis com o seu channel manager ou PMS. Abaixo apresentamos as principais opções e as suas vantagens.
Tabela de conteúdo
1. O que é uma caixa de chaves
Uma caixa de chaves é um dispositivo, semelhante a um pequeno cofre ou cadeado de grandes dimensões, que guarda a chave física do imóvel. Normalmente funciona com código mecânico de quatro dígitos.
Pode ser instalada em vários locais visíveis:
- Fixada na parede junto à porta de entrada de uma moradia
- Presa a uma grade, poste ou suporte exterior em edifícios ou condomínios
A principal vantagem é permitir self check in sem necessidade de presença física do anfitrião.
Benefícios iniciais
- Instalação simples
- Flexibilidade para os hóspedes chegarem a qualquer hora
- Redução de deslocações para entrega de chaves
Contudo, a popularização massiva deste sistema trouxe desafios significativos.
2. Limitações das caixas de chaves do Airbnb
Segurança
Quando a chave sai da caixa, perde-se o controlo total. Existe risco de cópias não autorizadas e de circulação indevida.
Os códigos podem ser partilhados ou esquecidos de alternar entre estadias.
A perda de uma chave implica frequentemente substituição do cilindro da fechadura, com custos adicionais.
Gestão operacional
Recomenda-se alterar o código após cada estadia. Em portefólios grandes, isto implica deslocações frequentes e tempo adicional.
Delegar esta tarefa à equipa de limpeza ou manutenção pode resultar em falhas.
Contratar terceiros para gerir códigos representa um custo extra.
Pressão regulamentar
Em várias cidades, as caixas de chaves tornaram-se alvo de restrições devido ao seu impacto visual e à proliferação associada ao alojamento local.
Em alguns casos, as autoridades removem dispositivos instalados sem autorização.
Face a estes desafios, é cada vez mais importante procurar soluções mais modernas e seguras.
3. Alternativas às caixas de chaves do Airbnb
1. Soluções de acesso ao interior do alojamento
KeyNest
O KeyNest permite disponibilizar as chaves físicas num ponto de recolha parceiro, como uma loja local.
Vantagens:
- Mais de 5.000 pontos de recolha
- Código único para levantamento e devolução
- Acompanhamento em tempo real das chaves
- Notificações automáticas em caso de atraso
Integração com PMS permite gerar automaticamente códigos de recolha e enviá-los aos hóspedes.
Ideal para quem prefere manter chaves físicas mas com controlo e rastreabilidade.
Informação útil: Para cada propriedade gerida na RentalReady com chaves no KeyNest, enviamos automaticamente aos hóspedes um link único com as instruções de check in. Este inclui todos os detalhes necessários para a recolha das chaves num ponto KeyNest, como morada, horário de funcionamento e distância até ao imóvel.
Igloohome
A Igloohome oferece fechaduras inteligentes e caixas digitais que funcionam com código PIN ou Bluetooth.
Vantagens:
- Código único por hóspede
- Registo de entradas e saídas
- Envio de códigos por SMS, email ou WhatsApp
- Integração direta com PMS
Permite eliminar a chave física e aumentar a segurança.
Informação útil: Disponibilizamos uma integração nativa via API com a Igloohome, que permite gerar códigos únicos para cada hóspede em todas as reservas efetuadas através da RentalReady.
Smartlock Nuki
A Nuki é uma fechadura inteligente que se adapta a portas existentes sem necessidade de alterações estruturais.
Permite:
- Abertura via código ou aplicação
- Criação de códigos temporários
- Abertura e fecho remoto
- Definição de horários de acesso
É possível conceder acesso pontual após o check out, por exemplo para recolha de objetos esquecidos.
Integração com sistemas de gestão permite automatizar totalmente o processo.
Informação útil: Permitimos que os gestores que utilizam a RentalReady gerem automaticamente códigos e acessos para os seus equipamentos Nuki, graças à integração com o nosso parceiro Seam.co.
Tedee
A mais recente entrada no mercado das fechaduras inteligentes, a marca polaca Tedee disponibiliza vários modelos, incluindo a ultra minimalista Tedee Go. Esta fechadura inteligente e conectada é instalada no cilindro pelo interior e roda automaticamente a chave.
Por estar ligada à internet, permite trancar e destrancar a porta remotamente através de smartphone, facilitando a gestão de chegadas e partidas no seu alojamento Airbnb:
Pode atribuir chaves virtuais a quem desejar, sejam hóspedes ou membros da equipa, e ativar ou desativar acessos sempre que necessário.
Funcionalidades:
- Instalação no cilindro interior
- Abertura remota via smartphone
- Criação e revogação de chaves virtuais
- Histórico detalhado de acessos
Solução discreta e adequada para alojamentos premium.
Saiba mais sobre a Tedee
Informação útil: Embora a Tedee tenha entrado mais recentemente no mercado do alojamento local, a sua popularidade tem vindo a crescer. Através do nosso parceiro Seam.co, permitimos a sincronização das reservas geridas na RentalReady com os produtos Tedee.
2. Soluções de acesso ao edifício ou condomínio
BnbAccess
Dispositivo ligado ao intercomunicador que permite abrir remotamente a porta do prédio ou portão.
Permite:
- Abertura remota no momento da chegada
- Definição de períodos temporários de acesso
Ideal para edifícios onde o acesso ao prédio é um desafio adicional.
Nuki Opener
Complemento do ecossistema Nuki que se liga ao intercomunicador.
Permite:
- Abertura automática em horários definidos
- Controlo remoto
- Integração com a fechadura inteligente
Cria um sistema completo de acesso desde a entrada do prédio até à porta do apartamento.
Conclusão
Embora económicas, as caixas de chaves tradicionais apresentam limitações claras em termos de segurança, gestão e conformidade urbana.
As soluções inteligentes e conectadas oferecem:
- Maior segurança
- Automação do self check in
- Integração com PMS e channel manager
- Melhor experiência para o hóspede
- Redução de tarefas manuais
À medida que o setor evolui, a integração entre sistemas de acesso e software de gestão torna-se essencial para garantir eficiência operacional e escalabilidade.
Se pretende automatizar o percurso do hóspede e simplificar o controlo de acessos, vale a pena explorar estas alternativas mais modernas e seguras.
Agende uma reunião com os nossos especialistas e fique a conhecer as funcionalidades de automatização da jornada do hóspede disponibilizadas pela RentalReady.
