relation avec les propriétaires

Renforcez le lien avec vos propriétaires en démontrant votre professionnalisme

En tant que gestionnaire de logements en location de courte durée ou conciergerie, il est nécessaire de prendre conscience que les personnes qui font appel à vous veulent avoir affaire à un véritable professionnel ayant toutes les clés pour rendre leurs hébergements les plus attractifs et rentables possibles. Il est indispensable, pour cela, de leur montrer que vous avez élaboré un processus métier efficace.

À l’instar du garagiste qui effectue le contrôle technique de leur véhicule, vous devez être précis et surtout clair vis-à-vis d’eux sur votre cahier des charges et la procédure de travail que vous avez mise en place. Votre relation avec les propriétaires dépend de cette transparence et de la manière dont vous pouvez les impliquer dans votre activité. Après avoir fait un récapitulatif sur la méthode à employer pour prouver votre professionnalisme, nous verrons comment l’espace propriétaires complet de RentalReady peut leur permettre d’avoir accès à toutes les informations essentielles concernant votre gestion de leurs biens, mais également leur donner la possibilité d’y prendre une part active.

Clarifier votre processus de travail, le meilleur moyen de prouver votre professionnalisme

Rappeler les procédures à mettre en place

La gestion d’une conciergerie requiert une organisation stricte et des procédures de travail bien définies. Au-delà de promettre une expérience réussie aux voyageurs, c’est, dans le cas qui nous préoccupe aujourd’hui, un moyen de garantir aux propriétaires qu’ils ont fait le bon choix en vous confiant leurs biens. Passons en revue les quelques étapes que vous devez mettre en place et communiquer clairement à vos clients.

L’accueil des locataires

Ce qui intéresse particulièrement un propriétaire, c’est que : 

  • Son hébergement soit toujours parfaitement prêt à recevoir des occupants. L’élaboration d’un calendrier, regroupant toutes les informations de séjour et consultable par vos équipes (hôte, ménage, etc.), permet cela ;
  • Une gestion efficace de l’arrivée et du départ soit élaborée : instructions en amont (trajet, condition d’entrées dans le logement) livret d’accueil. 

La gestion des réservations 

Il s’agit de garantir aux propriétaires que vous avez trouvé un moyen de suivre toutes les réservations concernant leurs biens de très près. Cela inclut : 

  • La synchronisation des demandes pouvant arriver de plusieurs plateformes de distribution (Airbnb, Booking.com, et autres). Elle vous protège contre les doubles réservations ; 
  • La gestion des annulations et des modifications ;
  • La centralisation de toutes les informations relatives à toutes ces réservations (dates, montant du séjour, communication avec les voyageurs).

Evidemment nous ne vous suggérons pas d’expliquer à vos propriétaires le concept de PMS ou Channel Manager, mais vous pouvez en substance les rassurer sur le contrôle total de ces opérations, grâce à un logiciel professionnel dédié.

Le nettoyage

La satisfaction des voyageurs passe par l’obligation de leur fournir un logement toujours impeccable et accueillant. Il est donc primordial d’établir une procédure d’entretien stricte : 

  • Ménage complet entre chaque séjour ;
  • Inspections régulières ;
  • Réparation et maintenance de tous les équipements ;
  • Mise à disposition (et réapprovisionnement) systématique des consommables et des produits de base : savon, papier toilette, serviettes, draps, etc ;
  • Vérification et potentielle remise en état après une période d’inoccupation.

Si vous avez bâti ce processus (nous vous conseillons vivement de le faire) pour former vos équipes ménage, n’hésitez pas lors d’un rendez-vous avec un propriétaire, à lui présenter ce process de travail, qui le rassurera sur le soin apporté à son logement.

La communication avec les voyageurs

Les propriétaires doivent avoir la certitude que vous saurez accompagner les locataires tout au long de leur parcours en leur envoyant les bonnes informations en temps et en heure. Cela permet à ces derniers de se sentir on ne peut plus considérés, ce qui est de bonne augure pour récolter de bons commentaires et mettre en avant les lieux.  En plus de fournir un moyen de vous contacter facilement (numéro de téléphone, adresse email), la procédure à établir quant à ces messages, peut être la suivante : 

  • Mot de remerciement joint à la confirmation de réservation ;
  • Message juste avant l’arrivée pour leur signifier la joie et l’impatience de les accueillir et pour redonner des informations pratiques sur le trajet, l’entrée dans logement, et autres ;  
  • Message de bienvenue le jour J, pour vous assurer que la prise de possession du logement se passe bien et indiquer qu’il peuvent compter sur votre réactivité pour répondre à leurs interrogations ;
  • Un autre mot pour les remercier d’avoir passé un moment dans le bien en question, en espérant qu’il fut le plus agréable possible (c’est un moyen d’avoir un premier ressenti et de pouvoir réagir immédiatement à une remarque éventuelle) ;
  • L’envoi d’un questionnaire de satisfaction quelques jours après leur retour. 

La prise en charge de nouveaux biens

Nous avons délibérément choisi de terminer avec cette étape, car c’est par elle que commence votre relation avec les propriétaires. Si vous arrivez, de par votre organisation et votre façon d’intégrer un nouveau logement, à leur faire comprendre que vous savez exactement ce que vous faites, ils seront rassurés sur la suite de votre collaboration. Il ne faut donc pas hésiter un seul instant à les laisser être partie prenante de l’élaboration de votre stratégie. Vous pouvez le faire en leur donnant accès à un maximum d’informations et en leur mettant à disposition un moyen de vous en fournir facilement (nous verrons comment, un peu plus bas dans cet article).

L’automatisation

Que ce soit pour la gestion des logements, des voyageurs ou des opérations, il existe plusieurs outils pour automatiser les procédures précédemment citées et pour vous  permettre, de ce fait, de paraître encore plus professionnel aux yeux de vos propriétaires. Grâce à un PMS digne de ce nom, vous pouvez, en règle générale : 

  • Gérer vos réservations et leur tarification ;
  • Éditer et visualiser tous vos plannings ;
  • Gérer toutes les données de vos hébergements ;
  • Gérer les paiements et l’encaissement des cautions ;
  • Centraliser tous vos échanges avec les voyageurs.

Plusieurs PMS du marché sont dotés d’un Channel Manager, qui vous offre la possibilité, quant à lui, de :

  • Centraliser vos réservations ;
  • Tenir votre calendrier à jour ;
  • Optimiser vos prix ;
  • Analyser vos performances ;
  • Bénéficier d’un support client joignable en permanence.

Vous pouvez, en outre, vous équiper de plusieurs autres logiciels qui gèrent notamment : 

  • La documentation et le partage des tâches en interne, pour vos équipes ; 
  • L’élaboration de contrats digitaux avec les propriétaires ainsi que leur signature électronique ;
  • La création d’un formulaire pouvant être rempli en ligne par les propriétaires en vue d’une future collaboration.

Grâce à tous ces outils, automatiser sa conciergerie est de plus en plus accessible. Et s’il existait une solution tout-en-un qui regroupait toutes ses fonctionnalités, et bien plus encore, ce serait formidable, non ?  

Améliorer votre relation avec les propriétaires en les intégrant activement à ces procédures

Qu’est-ce que l’Espace Propriétaires de RentalReady ?

Grâce à nos dernières mises à jour, chez RentalReady, les propriétaires faisant appel à vos services de gestionnaire de logements en location saisonnière sont formidablement guidés pour s’inscrire sur leur espace dédié, commencer à l’utiliser et profiter de toutes les possibilités que celui-ci met à leur disposition.

À partir de cet espace propriétaires, ils peuvent facilement :

  • Ouvrir/Fermer leurs dates et gérer leur calendrier ;
  • Accéder à toutes leurs données financières ;
  • Accéder aux analyses des performances de leurs biens ;
  • Accéder aux avis et notes obtenues de la part des voyageurs sur leurs biens ;
  • Recevoir des notifications, sur une application mobile, de tous les événements notables pouvant survenir pour leurs propriétés, tels que les nouvelles réservations, les paiements ou les annulations. 

Selon nos données NPS internes (baromètre qui permet de mesurer la fidélisation et le niveau de satisfaction de sa clientèle), plus de 75% des utilisateurs de l’Espace Propriétaires RentalReady le mentionnent comme l’une de leurs 3 principales raisons de recommander un gestionnaire immobilier à leurs proches. 

Cette fonctionnalité innovante permet de tenir vos propriétaires informés en permanence sur tout ce qui concerne leur bien immobilier, automatiquement et sans qu’il aient besoin de vous demander. Elle est avant tout conçue pour rendre la communication entre vos clients et vous, la plus efficace et fluide possible. Elle leur garantit une gestion totalement transparente de votre part.

Vous pouvez personnaliser cet espace complètement à votre image, en définissant les informations auxquelles les personnes pour lesquelles vous gérer des biens pourront avoir accès ou pas, sur : 

  • Les réservations des voyageurs ;
  • Les commentaires sur leurs logements. Cela leur permet de jauger de la qualité de votre mission de conciergerie ;
  • Toutes les données financières concernant votre collaboration. Ils peuvent télécharger tous les relevés et factures qu’ils souhaitent et consulter les prix pratiqués pour la location de leurs biens.

La gestion du calendrier fait également partie des possibilités offertes à vos propriétaires via leur espace. En plus du droit du regard, ils sont autorisés à rectifier les disponibilités de leurs logements, pour y instaurer des séjours personnels (pour de la famille, des amis ou eux-mêmes). Ils ont, en outre, tout à fait le droit de modifier les tarifs mis en place.

L’Espace Propriétaires, ce sont aussi des outils de communications qui permettent des interactions fluides entre eux et les différents membres de votre équipe ou les voyageurs. 

Notre solution RentalReady bénéficie d’un moteur de recommandations personnalisées qui analyse les indicateurs de performance des biens, les avis des locataires et les tendances du marché afin de proposer, sans cesse, des axes d’amélioration pour  chaque hébergement. De quoi améliorer encore un peu vos relations avec les propriétaires. Ceux-ci auront même l’occasion, vous allez le voir tout de suite, d’intégrer les informations en rapport avec leur logement, en ligne grâce à un formulaire très pratique.

Le Self Onboarding ou comment rendre vos propriétaires autonomes

Vous prenez un bien en gestion ? Grâce au Self Onboarding, permettez et demandez à son propriétaire de vous communiquer toutes les informations qui seront utilisées pour son annonce et pour sa gestion par notre PMS RentalReady. Ce formulaire va lui permettre d’indiquer directement, tout ce qu’il sera nécessaire de renseigner et compléter son profil en totale autonomie. 

self onboarding rental ready
Etapes du self onboarding propriétaires

Afin qu’il puisse arriver à ses fins, vous devez, en tant que gestionnaire et utilisateur de RentalReady, créer ce fameux formulaire d’« onboarding propriétaire ». Il vous est alors possible de « commencer la création rapide » de son profil. À vous donc, de remplir certaines informations : 

  • Type de propriétaire (individuel, entité commerciale ou vous pouvez choisir de ne pas spécifier) ;
  • Compte de gestionnaire de propriété  auquel il est rattaché ;
  • Son nom et son prénom ;
  • Son adresse mail et son numéro de téléphone ;
  • La langue utilisée par défaut dans son espace propriétaire ;
  • Son adresse de résidence complète.

Une fois tous ces renseignements indiqués, son profil sera créé et il recevra un courriel contenant les accès à son espace ainsi que son formulaire d’onboarding (intégration, en bon français). Une fois complété de son côté, vous aurez la possibilité d’y accéder, de le valider et d’en vérifier/modifier certaines informations, si nécessaire. 

Un dernier mot sur notre solution tout-en-un RentalReady

Depuis notre création, nous mettons tout en œuvre pour nous positionner comme un logiciel leader sur le marché des PMS/Channel managers pour la location saisonnière et proposer une approche tout-en-un. Nous l’avons d’ailleurs développée pour les besoins de la conciergerie GuestReady (notre maison mère) qui gère près de 3000 logements à travers le monde. Notre outil est donc prévu pour un usage international et pour des entreprises importantes avec des besoins avancés.

Une liste ultra complète de fonctionnalités est à votre disposition pour une gestion généralisée de votre activité : 

  • Un channel manager puissant s’intégrant parfaitement à toutes les plateformes de réservation et offrant un maximum de synchronisations possibles ;
  • Une solution de revenue management et de tarification dynamique ;
  • De nombreux outils d’automatisation qui facilitent la gestion de vos tâches en tant que gestionnaire en location saisonnière ;
  • Une messagerie unifiée pour approuver les demandes, filtrer les messages ou profiter de réponses préenregistrées ;
  • La possibilité de nous déléguer complètement la communication avec les voyageurs (24h/24 et 7j/7) ;
  • Des ventes additionnelles pouvant être proposées via un formulaire ;
  • Une solution de réservation directe reliée à votre propre site internet (et incluant un portail de paiement sécurisé) ;
  • L’automatisation des paiements et de la facturation (collecte sur Booking.com, versement aux propriétaires, création de liens de paiement, caution sécurisée) ;
  • La gestion des tâches (assignation automatique aux membres de votre équipe, check lists personnalisables, tableau de bords des opérations, outil de résolution des incidents, application smartphone) ;
  • L’utilisation de l’intelligence artificielle pour améliorer encore plus votre expérience avec nous (intégration de ChatGPT). 

Bref, il s’agit d’une véritable solution globale qui optimise tous les aspects de la gestion d’hébergements en location de courte durée auxquels vous pouvez être confronté quotidiennement et notamment votre relation avec les propriétaires. 

Curieux d’en savoir plus ? Prenez rendez-vous avec un de nos experts pour découvrir le Self Onboarding et l’Espace Propriétaires en détails.