Comment Super Vou a repris le contrôle et se prépare à tripler son activité

C’est un moment que beaucoup de gestionnaires de locations saisonnières reconnaîtront, quels que soient leur système et leur organisation. L’activité tourne bien, le portefeuille ne cesse de s’étoffer, et les outils qui portaient les opérations commencent, sans bruit, à les ralentir. Le plus souvent, ce n’est pas le logiciel qui a failli : ce sont les opérations qui l’ont dépassé. C’est exactement ce qu’a vécu Lucas Moreira, cofondateur de Super Vou.

L’entreprise derrière l’histoire

Super Vou est une société brésilienne de gestion locative, lancée par Lucas en 2016 avec un seul appartement, celui de la famille de son associé. Un travail soigné et un bouche-à-oreille constant ont fait le reste. ” Nous avons grandi surtout par recommandation : un client satisfait en amenait un autre. “

Dix ans plus tard, l’entreprise gère 57 logements à Curitiba et sur les littoraux du Paraná et de Santa Catarina, dans des destinations touristiques comme Bombinhas et Itapema. L’essentiel de son activité passe par Airbnb et, comme beaucoup de gestionnaires sur un marché brésilien de la location courte durée en pleine maturité, Super Vou s’est construit une réputation sur la qualité de service, pas seulement sur la taille du portefeuille.

La croissance a dépassé les opérations, pas seulement le logiciel

À mesure que le portefeuille de Super Vou grandissait, les opérations se complexifiaient, et l’ancienne configuration ne suivait plus le rythme. La tension s’est manifestée sur plusieurs fronts à la fois :

• Des chiffres auxquels il ne pouvait plus se fier : ” Je ne faisais pas confiance aux indicateurs du système, ni aux tableaux de bord, ni aux finances. Je refaisais les calculs de mon côté, et les résultats ne correspondaient jamais. ” Il l’a signalé à plusieurs reprises, sans jamais obtenir de réponse.
• Des solutions de contournement empilées les unes sur les autres : pour combler les lacunes, l’équipe ajoutait sans cesse de nouveaux outils autour de la plateforme, au lieu de pouvoir s’appuyer sur une base fiable.
• Un produit figé dans le temps : de nouvelles fonctionnalités apparaissaient régulièrement sur Airbnb, que son ancien système n’a jamais intégrées. ” J’avais l’impression que le système n’évoluait plus. “

Le fil conducteur, c’était la perte de contrôle. Plus Super Vou grandissait, plus il devenait difficile de piloter l’activité en toute confiance. ” Ce qu’il nous fallait, c’était un système robuste, capable de répondre à tous nos besoins, et qui nous donne la sérénité nécessaire pour grandir. “

Lucas a comparé cinq à dix solutions avant de choisir RentalReady, une plateforme qu’il connaissait à peine à l’époque. ” Ça a été une belle surprise. “

Ce qui a changé après le passage à RentalReady

Changer de système n’est jamais anodin, et Lucas ne prétend pas le contraire : ” Le support de RentalReady a été excellent, mais changer de système demande beaucoup de travail, même avec un bon accompagnement. ” La transition a duré environ trois semaines, et ce qu’il retient un an plus tard, ce n’est pas une liste de fonctionnalités, mais la manière dont l’activité se pilote désormais au quotidien.

• Il fait à nouveau confiance à ses chiffres : les tableaux de bord qu’il vérifiait manuellement lui offrent aujourd’hui, selon ses mots, ” bien plus de contrôle sur l’activité “. Cela tient à des finances et des rapports fiables qu’il n’a plus besoin de recontrôler, mais aussi à Maia Insights, qui centralise des données autrefois compilées à la main et les envoie selon un calendrier défini. ” Je l’ai configuré une fois, et chaque lundi, je reçois par e-mail un rapport des réservations arrivées. “
• Les propriétaires ont gagné en transparence : l’Espace propriétaire donne à chacun une vue claire sur son taux d’occupation, ses tarifs par nuit, sa comptabilité et sa maintenance, pour qu’il puisse suivre la performance de son bien quand il le souhaite, sans attendre un point avec Lucas. Cela allège la charge de reporting de l’équipe tout en entretenant la confiance des propriétaires, et le retour a été unanime. ” Chaque propriétaire nous dit qu’il est très satisfait du panneau. “
• L’équipe support a été réduite de moitié : Super Vou a divisé par deux son équipe support sans perdre en qualité, ce qui allège les charges et, dans un pays aux règles du travail strictes, réduit le risque lié à l’emploi. C’est Maia Messaging qui a rendu cela possible, en gérant la messagerie avec les voyageurs 24h/24 sur tous les canaux, y compris WhatsApp, en répondant personnellement en appelant chacun par son prénom, et en n’alertant un humain qu’en cas de besoin réel. ” Ce n’est pas seulement la disponibilité 24h/24. C’est la qualité des réponses. ” Certains voyageurs ont même laissé des avis citant Maia par son nom, et une messagerie unifiée accessible sur mobile permet à l’équipe, désormais plus légère, de travailler de n’importe où.
• L’entreprise se sent prête à grandir : les frustrations qui ont poussé Super Vou à changer de système ont disparu, remplacées par une plateforme unique, en évolution constante, qui livre les fonctionnalités que l’équipe attendait depuis longtemps. ” Chaque semaine, il y a une mise à jour. Parfois deux. “

La confiance d’aborder l’étape suivante

Le vrai bénéfice, ce n’est pas que Super Vou ait changé de logiciel. C’est que Lucas a retrouvé la confiance nécessaire pour préparer la suite. Avec Maia qui absorbe la charge de travail permanente, il peut ajouter des logements sans augmenter ses effectifs dans les mêmes proportions. Même en triplant son portefeuille, précise-t-il, il n’aurait pas besoin d’embaucher au même rythme. ” Avec Maia, je me sens bien plus à l’aise pour développer l’activité que si je devais compter uniquement sur des personnes. “

Lucas envisage une longue trajectoire devant lui, du vaste littoral brésilien vers un arrière-pays qu’il considère encore largement inexploité. Le conseil qu’il donne aux autres gestionnaires qui envisagent un changement reflète ce qu’il recherchait dès le départ : ” Choisissez un système qui en vaut vraiment la peine : robuste, complet, capable de vous accompagner pendant des années. ” Avec des chiffres fiables, des propriétaires qui suivent leur propre performance et une équipe allégée soutenue par une plateforme en constante évolution, Super Vou est prêt à grandir selon ses propres conditions.