cout de l'inefficacité opérationnelle

Coût de l’inefficacité opérationnelle en location courte durée et rationalisation des processus de gestion des biens

 Comment éviter le prohibitif coût de l’inefficacité opérationnelle en location courte durée ? Transformez vos opérations : réduisez les coûts liés aux tâches manuelles et obtenez de meilleurs résultats grâce à un ensemble technologique consolidé.

« Dans le domaine de la location courte durée, nous nous trouvons il est vrai dans une activité complexe. Pourtant, il ne s’agit que de processus, non ? C’est là où le bât blesse, car nous naviguons dans une industrie impitoyable qui demande une grande précision dans ses processus ».

 C’est ce que nous a répondu un gestionnaire  gérant 43 logements lors d’un entretien avec lui sur les besoins de gagner en efficacité opérationnelle.

 « Dans un hôtel, les logements se trouvent tous sous le même toit. On arrive toujours à se débrouiller. Des employés vérifient les chambres et les nettoient entre chaque client. Tout est centralisé. Mais dans le cadre de locations de vacances, chaque propriété fait l’objet d’un examen individuel. Le gestionnaire doit tenir des comptes d’exploitation distincts pour chaque propriété ».

Mais quels sont les coûts quand vous peinez déjà à atteindre cette efficacité alors que votre portefeuille de locations est en plein essor face à l’exigence des locataires et à la concurrence accrue ?

 Dans cet article, nous examinons l’impact de l’empilement des solutions technologiques (par empilement technologique, on entend des logiciels, plateformes et divers outils ajoutés les uns aux autres au fil du temps et utilisés dans les processus des organisations) et des tâches manuelles fastidieuses qui compliquent les choses à outrance et génèrent ce fameux coût de l’inefficacité opérationnelle traité tout au long de cet article. Comme vous le constaterez, il s’agit d’un montant à cinq chiffres.

Nous nous pencherons également sur le fonctionnement d’un système rationalisé, et sur la manière dont les processus automatisés et gérés sur une seule plateforme peuvent transformer la performance de votre société de location courte durée.

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La réalité des processus non optimisés : des logiciels instables et des communications défaillantes

Les tâches manuelles répétitives qui exigent des connaissances acquises en interne ne permettront pas une croissance saine de votre entreprise. De plus, elles entraînent des erreurs humaines, génératrices de stress.

Voici quelques exemples de situations complexes qu’un gestionnaire n’ayant pas rationalisé ses processus, peut vivre au quotidien avec ses équipes :

  • Vous travaillez sur plusieurs interfaces et logiciels, jonglant avec les mots de passe pour gérer les réservations, ces outils se chevauchent et par conséquent, font double emploi.
  • Vous en avez assez d’attendre qu’un problème soit résolu par le support d’un des outils que vous utilisez, avec le risque que la réponse soit “le nombre ne vient pas de chez nous” et que vous deviez ainsi recommencer le même processus ailleurs.
  • Votre équipe signale les problèmes dans les logements et les traite par messages et appels vocaux sur WhatsApp, ce qui vous empêche de visualiser le statut d’une tâche et donc d’en faire un suivi facile.
  • Les messages des locataires restent parfois sans réponse, des problèmes peuvent alors passer inaperçus et donner lieu à des avis négatifs.
  • Vous programmez manuellement les ménages entre deux séjours à l’aide de feuilles de calcul ou d’un agenda Google. Lorsqu’une réservation est mise à jour, vous devez modifier vos calendriers à maintes reprises et faire appel à plusieurs services de nettoyage.
  • Vous ne trouvez pas les renseignements qu’il vous faut pour certaines propriétés. Par exemple, vous ignorez où se trouve le réseau électrique principal ou à quand remonte le dernier entretien de la chaudière.
  • Vous ne consignez pas vos factures avec exactitude, et vous vous retrouvez souvent à payer les frais de réparation ou de remplacement qui devraient être assurés par le propriétaire, faute de justificatifs.
Les fonctionnalités de gestion des opérations de RentalReady permettent d’intégrer de manière transparente les tâches, les missions et les incidents à toutes les informations relatives aux séjours, aux voyageurs et aux logements.

Nous allons analyser ci-dessous le manque d’efficacité des processus et le manque d’automatisation de ceux-ci et nous verrons comment ils perturbent les performances de votre entreprise, de vos équipes et l’expérience de vos voyageurs.

Un empilement technologique déconnecté ou limité

Si au fil du temps, vous avez régulièrement ajouté des logiciels à votre système de gestion, il subsiste toujours un risque qu’il manque un élément à votre puzzle, par exemple, une messagerie unifiée, la gestion des tâches ou un outil pour l’expérience voyageur.

Ou bien, peut-être disposez-vous de tous ces outils, mais comme ils ne s’intègrent pas parfaitement, vous êtes obligé de vérifier plusieurs fois les données, corriger les informations et informer l’équipe d’une mise à jour. Cette approche prend du temps et va en demander énormément à vos équipes.

De plus, chaque fois que vous devrez actualiser votre inventaire, mettre à jour vos tarifs, examiner une mission de maintenance ou générer un rapport pour un propriétaire, vous faites face à un processus fragmenté. Le passage d’une plateforme à une autre est long, les renseignements clés ne sont pas accessibles immédiatement et des étapes supplémentaires sont nécessaires pour terminer chaque tâche.

Ce travail occasionne un surplus d’heures à votre équipe et se répercute sur la qualité de vos résultats. Il devient, en outre, de plus en plus difficile d’informer tout le personnel des nouveautés de chaque outil. De même, si un nouveau talent rejoint votre équipe, sa formation aux multiples systèmes risque d’être ardue et longue. Il faut parfois plusieurs mois avant qu’un employé se sente suffisamment à l’aise pour travailler de manière autonome sur un logiciel.

Par ailleurs, un empilement technologique complexe pourrait entraîner des coûts supplémentaires si une fonctionnalité importante manque. Par exemple :

  • Pas d’intégration native d’un outil de gestion des revenus autrement dit, vous passez trop de temps à actualiser vos tarifs pour l’ensemble de vos biens. Les risques sont nombreux, à commencer par un décalage permanent entre vos prix et ceux du marché. Ce qui signifie pour vous un manque de réactivité et surtout passer à côté d’opportunités et une rentabilité plus faible.
  • Pas de tri automatisé des voyageurs – sans cette fonctionnalité intégrée à votre PMS, vous pourriez accepter des voyageurs indésirables dans vos propriétés, ce qui pourrait se solder par des dégâts, des plaintes des voisins ou même l’utilisation frauduleuse de fausses cartes de crédits ou cartes volées.
  • Une équipe de gestion qui n’est pas optimisée – Les tâches automatisées comme l’organisation des missions (accueil, ménage, maintenance) et la communication avec les voyageurs dotent votre équipe de toute la capacité opérationnelle requise pour accomplir davantage avec moins de personnel.
rentalready's dynamic pricing feature
Fonctionnalité de gestion des revenus intégrée à RentalReady, ce système optimise vos tarifs et vous épargne de longues heures de mises à jour manuelles.

Formation du personnel, main-d’œuvre supplémentaire : un coût de l’inefficacité opérationnelle de près de 22 700€

Selon nos estimations, utiliser un système fragmenté comprenant une myriade de processus manuels et logiciels différent coûterait à votre entreprise de location saisonnière près de 22 700€.

Nous nous sommes basés sur un tarif horaire moyen de 17,57 € que touche un gestionnaire selon les données sur Glassdoor. Puis, nous avons doublé ce tarif pour le responsable qui assurera la formation. Il va sans dire que la taille et la composition varient d’une équipe à l’autre. Alors, pourquoi ne pas personnaliser chaque calcul pour refléter plus fidèlement l’efficacité de votre entreprise et ses coûts opérationnels ?

Facteur coûtExemple de tâches et d’exigencesTemps investiFréquenceSalaire horaire/coûts de formationTotal des coûts annuels
Processus manuelsOrganisation de calendrier, saisie des données, suivi du travail effectué, rapports, messagerie professionnelle20 heures par semaineChaque semaine17,50 €/heure17,50 € x 20 heures x 52 semaines= 18 272,80 €
Formation des nouvelles recrues aux multiples systèmesFormer le personnel à 6 systèmes distincts30 heures (5 heures/système)Par nouvel employé (2/an)35 €/heure35 € x 30 heures x 2 nouvelles recrues = 2 100€
Formation d’intégration aux multiples systèmesFormation d’intégration des employés30 heures (5 heures/système)Par nouvel employé (2/an)17,50 €/heure17,50 € x 30 heures x 2 nouvelles recrues = 1050 €
Mises à jour du système (formation autonome)2 mises à jour par système par an12 heures/an (1 heure/mise à jour)Annuellement par employé (6 employés)17,50 €/heure17,50 €/heure x 12 heures x 6 employés = 1 260 €
Total    22 682,80

* Remarque : En regroupant l’ensemble de vos solutions technologiques sur un logiciel PMS tout-en-un, vous pouvez résoudre les problèmes d’efficacité détaillés ici ET remplacer les outils que vous payez actuellement. Avec le plan Rise de Rental Ready, un portefeuille de 50 logements vous revient à 14 400 € / an.

Quelles que soient les spécificités de votre entreprise, le coût de l’inefficacité opérationnelle est incontestablement élevé si vous n’optimisez pas vos systèmes, mais il faut également tenir compte du coût d’opportunité (coût de renoncement). Que pourriez optimiser et gagner en supplément, en renonçant à des tâches que vous pourriez automatiser et optimiser ?

Au lieu de passer des heures à administrer les plannings ménage, de vérifier les factures ou de former l’équipe à la dernière mise à jour logicielle, vous pourriez ajouter des touches décoratives à vos logements pour vous démarquer et améliorer l’expérience voyageurs, et séduire de nouveaux propriétaires.

L’impact sur le moral de l’équipe

Autant il a pu être facile d’estimer et chiffrer le coût de l’inefficacité opérationnelle liés à des processus mal optimisés ou des accumulations coûteuses de logiciels. Par contre, estimer l’impact précis et le coût associé, des perturbations que tout cela engendre sur votre équipe est plus complexe. Toutefois, les coûts n’en sont pas moindres pour autant. Les procédures complexes impliquant différents outils aux logiques différentes, risquent de fragiliser les relations entre les membres de votre équipe et de les empêcher de bien faire leur travail.

Les problèmes d’efficacité peuvent également mener à l’épuisement professionnel, ce qui nuit à l’individu tout autant qu’à votre équipe entière et à vos clients (propriétaires comme voyageurs). Un stress continu peut également conduire votre personnel à chercher du travail ailleurs. Il vous faudra alors les remplacer par des nouvelles recrues qui demandent à être formées et encadrées.

Dans quelle mesure les mauvais processus gâchent-ils l’expérience client ?

Comme notre gestionnaire de 43 logements l’a mentionné précédemment, la location courte durée est un secteur impitoyable. Les voyageurs se révèlent de plus en plus exigeants et ne laissent place à l’approximation.

Alors, si en raison du manque d’efficacité dans vos systèmes de gestion ou gestion des opérations, vous oubliez un ménage, le voyageur se plaindra et pourrait demander à se faire rembourser. De même, si votre voyageur arrive à la propriété et doit attendre une demi-heure avant de pouvoir entrer, attendez-vous à un avis accompagné d’une seule étoile. D’autre part, les voyageurs s’attendent à une réponse rapide. Rater un message peut s’avérer préjudiciable.

Cette situation s’explique par le fait que les voyageurs d’aujourd’hui recherchent la souplesse et l’indépendance que procure une location de vacances, mais ils veulent un service équivalent au luxe d’un hôtel quatre étoiles. Tout ce qui pourrait causer des frictions tout au long de leur parcours client, entre le moment où ils font leur réservation et leur départ peut nuire à votre statut sur Airbnb et à vos taux d’occupation ultérieurs.

Cependant, si vous offrez régulièrement à vos clients et propriétaires un service de qualité exceptionnelle, l’effet contraire se produira.

Vous allez prendre conscience d’à quel point la rationalisation de vos opérations peut vous aider à proposer à vos clients une offre haut de gamme.

messagerie unifiee rentalready
La messagerie unifiée de RentalReady simplifie l’ensemble de vos communications avec vos clients et permet à toute l’équipe de gestion d’avoir les informations essentielles sous ses yeux.

Optimisez vos opérations sur une plateforme de location de courte durée tout-en-un.

Pour rationaliser au maximum vos opérations et optimiser vos processus de gestion, il vous faut un système complet qui regroupe vos solutions technologiques sur une seule plateforme, comme RentalReady le propose. Cette stratégie vous permet de limiter les coûts opérationnels et d’avoir un système évolutif. Ainsi, vous pouvez prendre de nouveaux logements en gestion, sans alourdir votre charge de travail.

 De plus, en cas d’incident, vous pourrez vous adresser immédiatement à votre chargé de compte attitré au lieu d’avoir affaire à une dizaine de personnes pour résoudre un problème potentiellement lié à une dizaine de logiciels différents avec lesquels vous travaillez.

Voici comment le PMS tout-en-un RentalReady augmentera votre efficacité:

  • PMS 100% natif de bout en bout (plus de 200 points de données sur chaque propriété – un gestionnaire classique en récolte environ 50)
  • Channel manager
  • Gestion de revenus et tarification dynamique
  • Automatisation des paiements
  • Messagerie unifiée
  • Messagerie intelligente avec les voyageurs
  • Automatisation des opérations et maintenance
  • Automatisation des tâches

Pour découvrir la façon dont RentalReady regroupe en un seul endroit l’ensemble de vos fonctionnalités et processus liés à la gestion locative de location de courte durée, cliquez ici pour découvrir toutes les fonctionnalités

Efficacité opérationnelle et vos indicateurs clés de performance

« On ne peut pas se passer des différents technologies. Ce qui est important, c’est que la technologie relie les processus de sorte que votre système gagne en efficacité. »

C’est le point de vue de notre gestionnaire de Brighton Flats, et il est difficile de le contester quand on tient compte du coût de l’inefficacité opérationnelle que nous avons estimés dans cet article.

Alors, comment miser sur vos systèmes et relier vos processus de façon cohérente avec une technologie d’automatisation unifiée? La réponse est évidente : regrouper votre empilement de solutions technologiques sur une unique plateforme complète de location courte durée comme RentalReady.

 En choisissant une plateforme tout-en-un qui relie l’ensemble de vos solutions, vous pouvez :

  • Diminuer votre ratio personnel nécessaire / logement
  • Réduire votre charge de travail, les coûts de main-d’oeuvre et de formation
  • Diminuer votre coût par logement
  • Augmenter votre revenu généré par chambre disponible (RevPAR)
  • Réduire le nombre de sollicitations de vos voyageurs
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