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Comparer des PMS : 3 fonctionnalités à analyser

Pour les entreprises du secteur de la location de courte durée, comparer des PMS est souvent une étape importante et parfois stressante. L’offre de logiciels est vaste et les fonctionnalités proposées sont variées. Dans cet article, nous vous aiderons à comprendre qu’une fonctionnalité peut être radicalement différente d’un logiciel de location saisonnière à un autre.

Pourquoi choisir RentalReady, et en quoi notre PMS se différencie-t-il de ses concurrents ? Nos équipes chez RentalReady ont développé un large éventail de fonctionnalités pour créer le meilleur PMS du marché et nous démarquer de la concurrence en faisant la différence.

Pour vous aider à y voir plus clair et à faire le bon choix, nous avons sélectionné 3 grands thèmes et des fonctionnalités qui sont au coeur d’un PMS, pour vous permettre de comprendre à quel point une fonctionnalité peut être poussée ou non, d’un PMS à l’autre.

Comparer des PMS : la communication voyageurs

Pourquoi une bonne communication avec vos voyageurs est essentielle 

Dans le secteur de la location courte durée, la communication avec les clients est essentielle. En tant qu’expert en location de courte durée, gestionnaire, conciergerie ou professionnel de la location saisonnière, vous devez absolument établir une bonne relation avec vos voyageurs. Une mauvaise communication peut gâcher leur toute première impression, et cela,  avant même qu’ils ne mettent les pieds dans votre logement ! Vous devez partager à vos voyageurs toutes les informations essentielles au bon moment.

Voici quelques règles d’or pour une communication efficace avec les voyageurs :

  • La réactivité est de rigueur : il y a des milliers de logements disponibles à la location sur le marché. Dans votre destination, selon le type de logement que vous proposez, vous pouvez être en concurrence avec des centaines de biens. Un temps de réponse trop long ou une mauvaise communication peuvent inciter les voyageurs à choisir un autre logement pour leur séjour.
  • Tout est une question de timing : envoyez la bonne information, au bon moment du parcours du client (confirmation de réservation, pré-enregistrement, post-enregistrement, pré-enregistrement, post-enregistrement, suivi) et faîtes en sorte de l’envoyer automatiquement.
  • Centraliser, c’est la clé : toute votre communication doit se faire via une même interface : les voyageurs peuvent selon le contexte, l’étape de leur séjour et le moment de la journée, vous écrire par e-mail, Airbnb, SMS ou WhatsApp. Mais de votre côté, gérer tous ces canaux de communication peut vite devenir un cauchemar.
  1. Notre fonctionnalité pour vous aider : la messagerie unifiée

La messagerie unifiée de RentalReady vous permettra de faire bien plus qu’échanger des messages. Elle offre un véritable gain de temps au quotidien, surtout si vous êtes actifs sur plusieurs plateformes de location. Cette fonctionnalité vous permet de centraliser les échanges et la communication avec tous les voyageurs via une seule interface, que les réservations de vos voyageurs aient été faites sur Airbnb, Booking.com, Abritel (début 2024) ou votre site de réservation directe RentalReady

Voici les principales caractéristiques de la Messagerie unifiée de RentalReady :

  • Dans le cas d’une réservation Airbnb, vous trouverez dans notre messagerie unifiée, en marge de vos échanges avec le voyageur, les actions Airbnb et tous les détails de la réservation
  • Les actions Airbnb sont intégrées : vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser une demande, ainsi que d’envoyer une pré-approbation ou une offre spéciale sur Airbnb.
  • Pas de temps à perdre : chez RentalReady, le temps de synchronisation pour les messages Airbnb et Booking.com est de quelques secondes (VRBO à venir)..
  • Notre messagerie unifiée vous permet d’accéder à toutes les informations : heure d’arrivée et de départ, équipements, messages et commentaires des clients, calendrier de réservation du logement, etc. Vous avez également la possibilité d’envoyer des fichiers.
messagerie unifiée du pms rentalready
Messagerie unifiée RentalReady : une interface ultra complète
  • Nous vous proposons des modèles de messages automatiques, personnalisables et programmables, qui seront envoyés à vos voyageurs pour automatiser l’organisation de leur arrivée, la collecte des paiements ou des avis post-séjour.
  • Si vous le souhaitez, nous vous permettons aussi d’ automatiquement laisser un avis et une note de 5 étoiles pour chaque voyageur Airbnb. Cette fonction peut être désactivée pour une réservation spécifique, si vous préférez laisser votre propre avis ou même si notre intelligence artificielle estime que d’après les échanges, le séjour s’est mal passé et qu’il est préférable de ne pas demander au voyageur son avis automatiquement.
  • Mais notre intelligence artificielle ne s’arrête pas là, elle pourra aussi vous faire gagner un temps précieux en rédigeant des réponses à votre place, que vous prendrez le soin de vérifier évidemment. Ou si vous le préférez, vous pourrez rédiger des réponses succinctes et laisser l’IA améliorer et étoffer votre réponse.. Et voici une autre bonne nouvelle : l’intégration de WhatsApp arrive très bientôt !
  • Vous savez quoi ? Vous souhaitez concentrer votre temps sur le développement et la croissance de votre activité ? Nous vous proposons aussi d’externaliser votre communication voyageurs, en laissant notre équipe d’agents expérimentés, répondre à vos voyageurs, grâce à toutes les informations de vos propriétés et une formation adaptée.

Un coup d’avance avec notre messagerie unifiée

En matière de communication avec les voyageurs, nous avons pu constater sur de nombreuses plateformes d’évaluation en ligne que beaucoup d’autres outils n’offraient pas les mêmes possibilités que RentalReady.

Iris, PDG en Croatie, explique : “Avant de signer notre PMS, on nous avait dit qu’il ne fallait pas plus de 5 minutes pour qu’un message client arrive dans la boîte de réception unifiée. Nous nous sommes rapidement rendu compte que ce n’était pas du tout le cas. Les délais étaient énormes (des heures, voire des jours, rarement moins de 5 minutes), à tel point que nous ne l’utilisions pas du tout parce qu’elle n’était pas conforme à ce qu’un professionnel du secteur peut légitimement attendre de ce genre de fonctionnalité. Aujourd’hui encore, les problèmes liés à la boîte de réception unifiée persistent. Lorsque nous avons fait part du problème à notre PMS, ils nous ont encouragés à créer des tickets auprès du service client, mais nous avons rapidement compris que cela n’en valait même pas la peine.

A l’inverse, chez RentalReady, la messagerie unifiée à été développée pour les besoins de notre maison mère, Guestready, qui gère à ce jour plus de 3000 logements dans le monde. Nous vous laissons imaginer le degré d’exigence de nos équipes communications voyageurs. 

Lorsque vous serez à l’étape de comparer des PMS, n’oubliez pas de prêter attention à ces fonctionnalités et à observer chaque détail.

Fidéliser les propriétaires et mieux communiquer avec eux

Vous êtes gestionnaire de biens locatifs en courte durée ou directeur d’une agence ou d’une conciergerie ? Alors, vous occupez un poste stratégique. Après tout, vous n’avez pas un, mais deux clients : le propriétaire et le voyageur. Votre objectif ? Satisfaire les deux ! Voyons comment attirer et fidéliser les propriétaires et les convaincre de vous confier la gestion de leur bien. 

Comment séduire et fidéliser les propriétaires

Pour convaincre de nouveaux propriétaires et les fidéliser, vous devrez exceller sur ces points clés :

  • La transparence : vous devez trouver le bon équilibre dans la quantité d’informations que vous donnez au propriétaire. Il est important de communiquer régulièrement avec eux pour les tenir au courant des performances de leurs locations. Un manque d’informations peut les rendre plus méfiants et les inciter à aller chez la concurrence. À l’inverse, donner trop d’informations peut aussi rendre le propriétaire trop intrusif au quotidien. À la recherche de la moindre explication pour chaque chiffre, il vous sollicitera trop souvent.
  • Partager les bonnes informations : donnez aux propriétaires des informations sur leur performance commerciale mensuelle (nombre de nuits louées, taux d’occupation, prix moyen par nuit et son évolution, bénéfice net). Partagez-leur les avis obtenus sur leur annonce (notes par critère, note globale pour chaque plateforme, note moyenne globale, commentaires des voyageurs).
  • Mettre à disposition tous les documents essentiels au bon endroit : relevés, paiements ou factures… Permettre aux propriétaires d’accéder à leurs documents de gestion à tout moment, dans un espace sécurisé, est un vrai plus. Pensez à eux : ils doivent gérer le suivi comptable et administratif de leur activité de location et ont donc grand besoin de ces documents. Mais aussi à vous, qui serez régulièrement sollicité pour fournir des duplicatas de factures ou des relevés de gestion. En leur offrant un espace dédié contenant tous ces documents, vous gagnerez beaucoup de temps.
  • Statistiques et performances : Avoir accès à leurs performances à tout moment peut rassurer les propriétaires. Permettre à vos propriétaires de consulter les résultats obtenus par leur bien en temps réel, via votre méthode de gestion, est ici encore un excellent moyen de les rassurer. Ils resteront ainsi maîtres de leurs opérations de location. Ils auront accès à l’information sans avoir à vous la demander, et indirectement, le fait de partager ces résultats avec eux démontre votre confiance dans la manière dont vous gérez leur bien et votre expertise dans l’obtention d’excellents résultats.

Notre fonctionnalité pour vous aider : l’Espace Propriétaires

Notre espace propriétaires permet aux propriétaires d’accéder à :

  • Toutes les transactions effectuées et ce à quoi elles correspondent (réservations avec le nom du voyageur et ses dates de réservation, ajustements de paiement, résolutions Airbnb / Booking)
  • Les détails financiers des réservations et des factures avec un filtrage par date et la possibilité d’exporter les factures au format Excel et PDF (un grand plus pour faire sa déclaration d’impôts fonciers).
  • Statistiques de performance (taux d’occupation, revenu net, prix moyens)
espace propriétaires du pms rentalready
Espace Propriétaires par RentalReady : offrez le meilleur à vos propriétaires
  • Accès au calendrier de la propriété avec des permissions personnalisables (bloquer/débloquer des dates, ménage/pas de ménage après une occupation du propriétaire, modifier les prix, modifier la durée de séjour minimum)
  • Accès aux informations détaillées sur le logement avec possibilité de mise à jour des informations essentielles et équipements (Wi-Fi, codes d’accès au logement, poubelles, etc.)

Le meilleur espace propriétaire sur le marché des PMS

Un espace propriétaire complet et intuitif est très important. Mais où en sont nos concurrents ? Voyons les commentaires qu’ils obtiennent ! Costas, chef d’entreprise chypriote, a été déçu par son PMS : “Les statistiques, qui sont importantes pour moi en tant que gestionnaire, pourraient être améliorées“. Perel, attaché commercial, en France, explique : “Nous préférerions que la section propriétaire ait plus de fonctionnalités, mais cela sera probablement amélioré prochainement“.

N’attendez pas qu’une amélioration voit le jour : optez pour un PMS performant et complet dès maintenant ! Réservez une démonstration avec RentalReady.

Une gestion des tâches et des opérations optimisée

La gestion d’un portefeuille de location demande du temps, de la concentration et une bonne dose d’anticipation. Pour vous aider à gérer les tâches, les opérations et la maintenance de vos biens en location, vous avez besoin d’un PMS sophistiqué avec les fonctionnalités les plus avancées possibles. Face à ce défi, de nombreux concurrents ont décidé de confier ces fonctions à des logiciels externes. Le risque ? Une mauvaise coordination entre le PMS et ces outils externes.

Cela peut, par exemple, donner lieu à des interactions assez incommodantes entre les agents de ménage et les voyageurs en cas de départ tardif. Enfin, l’utilisation de logiciels supplémentaires peut également entraîner davantage de bugs.

En cas de problème, vous devrez faire appel à différents services clients pour trouver la source du problème et le résoudre. Sans parler des données qui ne pourront pas être échangées et entraîneront une perte d’efficacité (quid d’un rapport de mission ménage généré par un outil externe ? Les éventuels frais de consommables ou réparation associés ne pourront pas s’ajouter à la facturation du propriétaire)

Comment gérer vos opérations et votre maintenance le plus efficacement possible

Voici les tâches opérationnelles qu’il est important de maîtriser et mettre en oeuvre pour vous développer :

  • Assignation automatique des tâches : vous gérez une dizaine de logements et souhaitez multiplier votre rentabilité par 3 cette année, mais vous utilisez encore un agenda Google ou les SMS pour assigner leurs tâches à vos agents ? En utilisant un PMS qui vous permet de générer, d’attribuer et d’envoyer automatiquement ces missions à vos agents, vous pourrez atteindre cet objectif !
  • Autres tâches : on le sait bien, tous les gestionnaires ne fonctionnent pas de la même façon. Chaque bien locatif est différent. Par exemple, une villa à la mer ne demande pas le même niveau d’attention qu’un appartement en ville. Alors comment planifier les tâches récurrentes (entretien de la piscine, visites d’inspection, grand nettoyage trimestriel) qui ne sont pas reliées aux réservations ? Un PMS digne de ce nom doit pouvoir vous aider à gérer cela.
  • Frais d’entretien ou de maintenance : les travaux d’entretien peuvent générer des coûts additionnels (remplacement des ampoules, réparations en tout genre, achat de consommables ou main d’œuvre…). Vous aurez besoin d’un outil pour organiser ces tâches, centraliser les dépenses et facturer ensuite le propriétaire…

Notre fonctionnalité pour vous aider : Gestion des Tâches

Voici quelques outils très utiles inclus dans la gestion des tâches de RentalReady :

  • Une application mobile synchronisée pour les agents terrain
  • Assignement automatique des tâches pour le check-in / check-out, possibilité de programmer des missions supplémentaires à échéances régulières (entretien du jardin, entretien de la piscine, etc.)
  • 3 modes d’attribution des tâches : par défaut, manuellement par le gestionnaire et manuellement par l’agent.
  • 2 niveaux de visualisation pour les agents : “antenne” avec accès au tableau de bord, et “agent” avec accès aux missions assignées ou disponibles. (Et oui, car avec RentalReady chacune des villes où vous êtes présent peut avoir son propre niveau de fonctionnement en “antenne” avec sa propre équipe.)
gestion des tâches du pms rentalready
Pour comparer des PMS : l’importance d’une gestion des tâches complète et intégrée
  • Synchronisation des heures d’arrivée et de départ à partir du formulaire de pré check-in voyageur (ce formulaire est envoyé avant l’arrivée pour préparer l’arrivée et demander au voyageur son heure d’arrivée et d’éventuels besoins particuliers)
  • Tableaux de bord hebdomadaires ou quotidiens
  • Blanchisserie : consultez les équipements nécessaires pour chaque mission, le total journalier et gérez plus simplement vos stocks.
  • Accès à la date et à l’heure de la prochaine arrivée, possibilité de déplacer une mission au jour suivant, possibilité d’ajouter un commentaire interne ou externe (visible par l’agent) sur le tableau de bord… 
  • Filtrage sur les tableaux de bord par type de mission, par antenne et par agent

La plateforme de gestion des tâches la plus intuitive et intégrée

Voyons les expériences vécues par des gestionnaires n’utilisant pas la gestion des tâches développée par RentalReady :

Voici le témoignage d’Iris, chef d’entreprise croate, laissé sur un site d’avis : “Sur notre PMS, l’onglet opérations / fournisseurs est assez rudimentaire. Par exemple, il n’est pas possible de planifier certaines tâches au milieu des séjours, ce qui est très important pour les locations de moyenne durée, il est seulement possible de définir les tâches de base pour le nettoyage après le séjour et l’entretien de base. Nous avons essayé mais nous avons arrêté et finalement nous préférons continuer à utiliser Whatsapp.”

Quel dommage d’avoir pris le temps de choisir un PMS, pour finalement devoir utiliser d’autres outils (qui ne sont pas faits pour ça) et au passage de perdre des données; synonyme de perte de temps et d’efficacité.

Vous le savez sans doute, le choix d’un PMS demande du temps et de l’investissement. Pour faire le bon choix, vous devez examiner chaque aspect et chaque fonctionnalité du logiciel en détail et les remettre en question. Allez au-delà de l’argumentaire de vente, ne vous contentez pas de comparer les listes de points forts qui figurent sur le site web. Demandez des preuves de ce dont vous pourrez réellement bénéficier au quotidien, en tant qu’utilisateur.

Le choix d’un PMS est une décision importante : c’est un élément central de vos opérations. Pouvoir offrir un service professionnel à vos clients ou non, c’est cela qui fait la différence.