changer de pms

Changer de PMS : à quoi faire attention ?

Avant de changer de PMS, il est essentiel de choisir un nouveau logiciel de gestion adapté à vos besoins, avec beaucoup de soin. Car sur le papier, une même fonctionnalité peut être “existante mais peu évoluée” chez un PMS, “existante mais via une application tierce” chez un autre ou “existante et très avancée” chez un troisième. C’est pour cela, que nous avons récemment pris l’exemple de 3 fonctionnalités clés pour vous aider à comparer des PMS

Vous avez pris soin d’évaluer vos besoins, vos attentes, de comparer les logiciels existants sur le marché, de réduire la liste des potentiels outils adaptés à 3, réalisé des démonstrations avec des commerciaux. Votre cœur balance déjà pour une de ces solutions finalistes, mais vous avez encore quelques interrogations.

Si vous gérez de nombreux logements et utilisez déjà un PMS, vous savez que cette étape que vous vous apprêtez à franchir n’est pas évidente et vous souhaitez la passer le plus sereinement possible. Nous vous comprenons bien, c’est pourquoi nous vous partageons dans cet article, nos conseils et l’expertise de notre propre équipe d’onboarding, pour vous aider à anticiper et à changer de PMS le plus sereinement possible.

La synchronisation entre les plateformes (OTAs)

Lors du changement de PMS, la synchronisation avec les plateformes de réservation en ligne (OTAs) est cruciale. Assurez-vous que le nouveau PMS est compatible avec les principales plateformes utilisées, et que la transition n’impactera pas la visibilité de vos annonces.

Il est important par exemple de questionner votre nouveau PMS (déjà lors de la phase de choix) sur le type de connectivité offerte avec chaque plateforme (API, ical, API limitée, API avec contenu ?)

Car vous ne le savez peut-être pas, mais il existe bon nombre de niveaux d’intégration différents, offrant des bénéfices parfois radicalement différents.

C’est la brique “channel manager” d’un PMS.

Au quotidien, ces changements peuvent faire toute la différence en terme de capacité de synchronisation : 

  • Frais de ménage
  • Equipements
  • Ordre des photos
  • Descriptions
  • Conditions d’annulation
  • Règles tarifaires (jusqu’à quel point ?)
  • Messagerie
  • etc.

Risques lors du changement de PMS

Le processus de changement de PMS comporte des risques potentiels tels que la perte de réservations, des erreurs de tarification, ou des problèmes de disponibilité. Identifiez ces risques dès le départ pour les minimiser. Ainsi changer de PMS vous fera peut-être moins peur, en ayant prévu un véritable plan d’action pour vous et vos équipes.

Processus habituel pour limiter les risques

Le nouveau PMS que vous aurez choisi, doit vous proposer un processus d’onboarding (étape de configuration de votre compte et de formation) clair et précis. Dans le cas où vous possédez déjà un PMS, avec des annonces et des réservations, votre futur PMS doit être en mesure de vous expliquer clairement comment va se dérouler la phase de transition.

Il se peut que vous soyez sollicité, pour réaliser certaines des opérations nécessaires à cette transition, comme par exemple : 

  • La sauvegarde et l’export des données de votre ancien PMS (coordonnées voyageurs, réservations, annonces, propriétaires, membres de l’équipe ainsi que les informations propres au logement comme l’adresse, l’accès wifi, les équipements, etc.)
  • La préparation des tarifs et règles tarifaires
  • Vos modèles de messages automatiques pour la communication voyageurs
  • Vos modèles de tâches et missions

Le transfert des données existantes

Avant de changer de pms, assurez-vous que le nouveau PMS est capable de transférer correctement toutes les données existantes, y compris les réservations passées, les informations sur les propriétés, et les données financières.

Il n’existe malheureusement pas de standard concernant les données liées à l’industrie de la location saisonnière, cela aiderait grandement toutes les sociétés du secteur, mais surtout les gestionnaires, à ne perdre aucune information à ce moment-là.

N’hésitez donc pas à vérifier ce que vous pouvez exporter de votre PMS existant et ce que votre nouveau PMS sera capable d’importer ou pas. Sachez qu’il existe des limitations, parfois même inhérentes à certaines plateformes de réservation, qui pourront empêcher l’import de données spécifiques.

Votre nouveau PMS doit être capable de vous expliquer ces limitations et d’adapter votre plan de transfert en conséquence.

La bonne période pour changer de PMS ?

Choisissez le bon moment pour minimiser les perturbations. La basse saison pourrait être idéale pour effectuer la transition en douceur, mais analysez également les avantages de la haute saison.

Difficile ici de donner une réponse qui marchera à tous les coups, tellement l’activité de chaque gestionnaire peut être différente. Qu’il s’agisse de la typologie de logements gérés, leur localisation géographique ou bien l’organisation même de la structure, tous ces éléments peuvent impacter votre décision pour choisir entre une période ou une autre pour changer de PMS.

Pour vous décider, il est important déjà d’avoir conscience du délai que prendra la migration (nous en parlons juste après) et de l’ensemble des tâches à accomplir, c’est généralement en ayant conscience de ces éléments, que l’on peut alors décider du moment le plus opportun.

Changer de PMS : combien de temps ça dure ?

C’est généralement votre nouveau PMS qui peut vous informer du délai moyen pour procéder à la migration puis à la configuration de votre nouveau compte.

Mais attention, ce délai va : 

  • Dépendre de votre propre situation (quantité de données à migrer, nombre de plateformes de location à connecter, demandes spécifiques, site de réservations directes et données associées)
  • Dépendre de votre implication et réactivité (transmission des données au nouveau PMS, disponibilité pour des réunions de point d’étape, disponibilité pour des formations à des fonctionnalités spécifiques du nouveau logiciel)

Pour vous donner un ordre d’idée, il n’est pas rare de constater des délais de migration d’un PMS à un autre, de 1 à 3 mois, selon la complexité du projet et la disponibilité des équipes.

Un bon conseil, serait de demander à votre point de contact chez le nouveau PMS (chargé de compte ou d’onboarding), qu’est-ce qui pourrait faciliter voire accélérer cette transition ? Par ailleurs, si vous êtes le dirigeant ou la dirigeante de la société et ne pensez pas avoir le temps et/ou les connaissances techniques nécessaires, n’hésitez pas à identifier dans votre équipe la personne adéquate pour endosser ce rôle de chef de projet et gérer ce projet pour vous.

Quelle checklist sur le nouveau PMS avant de l’activer ?

Assurez-vous que toutes les fonctionnalités essentielles sont configurées correctement avant d’activer le nouveau PMS. Cela inclut : 

  • les messages automatiques aux voyageurs
    • Avez-vous correctement intégré vos modèles de messages, dans toutes les langues nécessaires ?
  • l’automatisation des tâches
    • Avez-vous ajouté les membres de votre équipe dans votre nouveau PMS, avec les bons droits ? Ont-ils activé leur compte et téléchargé leur application mobile si votre PMS vous en met une à disposition ?
  • la communication avec les propriétaires
    • Préparez leurs accès et n’hésitez pas à tester l’interface en vous connectant en tant que propriétaire afin de vérifier que les informations partagées sont celles auxquelles vous souhaitez leur donner accès.
checklist avant de changer de pms

A quel moment activer le nouveau PMS ?

Planifiez soigneusement le moment opportun pour activer votre nouveau PMS pour éviter tout impact négatif sur les réservations et les opérations.

Tout comme le parfait moment pour initier la migration, l’activation des services du nouveau PMS à toute son importance. Après avoir pris en considération les éléments que nous vous suggérons d’analyser dans la check-list précédente, planifiez avec votre fournisseur de solutions, la date fatidique.

A priori, nul besoin d’avoir peur, car vous changez normalement pour du mieux, pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Si un événement local particulier impacte votre activité, préférez peut-être faire cette bascule après. Préférez aussi planifier cela en début de semaine, plutôt que juste avant le week-end où les équipes de votre PMS risquent d’être moins réactives en cas de bug.

démarrer nouveau pms

Combien cela coûte de changer de PMS ?

Les coûts liés à un changement de PMS sont variés et ne peuvent pas tous être facilement calculés.

Parmi ceux que vous pouvez anticiper, il y a : 

  • Le chevauchement des 2 abonnements : vous devrez faire cohabiter votre ancien et le nouveau PMS durant au moins 1 mois, mais peut-être plus. Ce qui signifie donc une double facturation. (sans compter si vous avez un engagement auprès du PMS que vous quittez)
  • Les frais de démarrage : votre nouveau PMS va peut-être vous facturer des frais de démarrage (frais d’onboarding). Surtout si vous choisissez un PMS plutôt complet, destiné aux professionnels gérant plusieurs dizaines de logements.
  • Le temps : que vous allez investir vous et vos équipes, pour assister l’équipe du nouveau PMS, en leur fournissant les informations demandées et en prenant soin de leur expliquer en détail votre façon de travailler. Ce temps investi vient s’ajouter à votre activité de gestionnaire, qui elle ne s’arrête pas.

Le temps de la formation

Adaptation de son fonctionnement avec un nouveau logiciel

Un nouveau logiciel doit être appréhendé. Si vous avez choisi un PMS professionnel, un temps de formation sera certainement prévu dans le forfait d’onboarding. N’hésitez pas à vous renseigner pour comprendre en détails comment ça va se dérouler.

S’agit-il de vidéos à consulter ? Des sessions de formation en groupe ou bien individuelles ? Et détail important, Serez-vous la seule personne à en bénéficier ou bien pouvez-vous faire participer vos équipes ?

Former ses collaborateurs

Investissez dans une formation approfondie pour votre équipe afin d’assurer une adoption efficace du nouveau PMS. Cela garantit une utilisation optimale des fonctionnalités et une transition sans heurts.

Nous le disions plus haut, lorsque l’on décide de changer de pms, c’est généralement pour du mieux. Ce qui signifie nouvelles fonctionnalités à maîtriser, nouvelles interfaces à comprendre, peut-être même de nouveaux outils que vous ne possédiez pas avant (application mobile pour les agents de terrain comme vous le propose RentalReady par exemple)

Dans tous les cas, il est important de comprendre que comme toute nouveauté, il faut prévoir un temps d’apprentissage et d’adaptation pour vous et vos équipes. Gardez l’esprit ouvert, vous avez certainement mis en place vos propres process, mais justement si vous changez de PMS, c’est pour progresser. N’hésitez pas à faire part de vos process métier existants aux PMS candidats, afin de vous assurer de choisir celui qui s’en rapproche le plus.

En suivant attentivement ces conseils, vous pouvez assurer un changement de PMS réussi, minimisant les risques potentiels et maximisant les avantages pour votre entreprise de location courte durée.

Nous espérons avoir pu vous guider lors de cette étape importante pour un gestionnaire locatif, une agence ou une conciergerie. Nos équipes restent à votre disposition pour vous renseigner sur nos fonctionnalités, mais aussi notre propre processus d’onboarding, que nous améliorons chaque jour.

Si vous prévoyez de changer de PMS, mais qu’à la lecture de cet article, vous n’avez toujours pas fixé votre choix, que diriez-vous d’un échange avec nos équipes pour découvrir ce que RentalReady peut vous apporter de différent ?