boite de réception unifiée pour votre location saisonnière via rentalready

Pourquoi opter pour une boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière

Gérer toutes les communications avec les différents voyageurs demande une organisation irréprochable. C’est pourquoi nous souhaitons aborder aujourd’hui le sujet de la boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière, un outil pratique et simple d’utilisation.

Pour ne parler que de la France, l’offre en matière de locations courte durée approche progressivement du million d’hébergements sur le marché. Une grande partie étant gérée par des particuliers (chambres d’hôtes, propriétaires investisseurs, résidences secondaires). Reste une autre partie de cette offre d’hébergement, opérée par des professionnels.

Bien que l’on puisse imaginer qu’un professionnel sera nécessairement plus efficace qu’un particulier, ça n’est malheureusement pas toujours le cas. Gérer de nombreux logements ou en gérer 1 seul ne demande pas le même engagement et la même disponibilité.

Absence de processus de travail optimisés, mauvais choix d’outils ou même absence d’outils peuvent être des raisons pour lesquelles un professionnel va se retrouver noyé sous le flux de communication voyageurs, au point de perdre totalement le fil et d’offrir une expérience dégradée à ses voyageurs.

Être efficace et offrir aux voyageurs une expérience de qualité n’est pas une option, dans un paysage touristique plus que jamais saturé d’offres et de concurrence. C’est là qu’une fonctionnalité comme la boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière développée par RentalReady entre en scène.

Qu’est-ce qu’une Boîte de Réception Unifiée ?

La communication avec les voyageurs se fait souvent par email ou via les messageries instantanées

Si vous avez déjà de l’expérience avec la location courte durée, vous avez très certainement déjà échangé des messages avec des voyageurs Airbnb (ou une autre plateforme de location d’ailleurs). Chaque plateforme dispose de sa propre boîte de réception (aussi appelée Inbox parfois) vous servant à communiquer avec les voyageurs ayant réservé sur la plateforme.

Pour un même hébergement, vous pouvez avoir 3 réservations provenant de 3 plateformes différentes (Airbnb, Booking et VRBO par exemple). Vous devrez alors échanger avec les voyageurs au travers de la boîte de réception de chaque plateforme.

Imaginions que vous utilisiez un Channel Manager (ou PMS) vous permettant d’obtenir des réservations directes, cela nous fait une 4ème plateforme de réservation à gérer, avec sa propre boîte de réception (celle de votre Channel Manager / PMS)

Imaginez cela avec 20 logements à gérer et des centaines de réservations. Votre métier n’est plus d’être une conciergerie ou un gestionnaire, mais de devenir un véritable artiste de cirque, expert dans l’art du jonglage, passant d’une boîte de réception à une autre.

Ce que l’on appelle une boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière vient résoudre cette problématique en consolidant l’ensemble des flux de messages des différentes plateformes, à un seul endroit. En l’occurrence chez nous, dans la boîte de réception unifiée RentalReady.

Nous permettons cela, car en tant que partenaire officiel des plateformes de réservations, nous avons intégré une partie spécifique de leur API, qui permet cette synchronisation des messages.

L’Importance de Centraliser les Conversations dans le PMS

Par mail ou téléphone, le parcours voyageurs se fait via de nombreux échanges de messages

Pourquoi est-ce important de centraliser les conversations voyageurs dans votre PMS ? Tout d’abord car votre PMS est votre tour de contrôle, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une solution complète comme RentalReady. C’est de là que vous allez gérer l’ensemble de votre activité avec votre équipe.

Il est donc crucial que vous permettiez à chacun d’avoir accès au même niveau d’informations.

Si vous avez déjà construit votre parcours voyageurs (séquence d’emails destinés aux voyageurs de la réservation au départ), vous savez qu’il peut être délicat de doser la bonne quantité d’informations à partager aux voyageurs et de partager ces informations au bon moment. Un mauvais dosage peut soit inonder vos clients sous une tonne de messages, ils seront perdus (à juste titre) et risquent de passer à côté des informations importantes (processus d’arrivée, heure de départ, règles du logement)

Un conseil : effectuez de temps en temps des réservations factices pour tester votre propre parcours voyageurs et voir si des ajustements sont nécessaires.

Un autre point important et justifiant de centraliser ses conversations est justement l’association des messages automatiques (parcours voyageurs) aux messages manuels (réponses aux questions ponctuelles des voyageurs). Avoir sur le même écran, le fil de discussion complet rassemblant vos messages automatiques, aux autres échanges ponctuels, vous assure une visibilité parfaite et permet à chaque membre de votre équipe de pouvoir reprendre le fil et répondre parfaitement.

A tout moment, si vous voyez qu’un voyageur vous sollicite et que finalement vous l’assistez manuellement, vous pouvez depuis la discussion désactiver l’envoi des e-mails automatiques, afin de lui éviter d’avoir les informations en doublon.

Fonctionnalités et Actions Possibles depuis la Boîte de Réception Unifiée pour votre location saisonnière

Mais une boîte de réception unifiée ne s’arrête pas à ces bénéfices, tout du moins quand on la conçoit avec l’objectif d’en faire la pierre angulaire de la gestion quotidienne. Laissez-nous vous dévoiler ce que nous avons prévu pour repousser les limites de la communication voyageurs : 

Intégration des actions

Pour permettre aux gestionnaires de réellement pouvoir tout gérer depuis la boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière RentalReady, il nous fallait intégrer les actions de certaines plateformes. C’est ce que nous avons fait avec VRBO (Abritel) et Airbnb, en permettant aussi d’agir sur les demandes de réservations, pré-approbations, offres spéciales). Ainsi pour ceux gérant des logements où la réservation instantanée n’est pas activée, ces actions seront possibles directement depuis RentalReady.

Organisation avancée de la communication

A l’instar des CRM les plus évolués, nous permettons à nos utilisateurs de parfaitement organiser tout ce flux de messages dans la boîte de réception : 

  • Possibilité d’assigner les messages à des collaborateurs spécifiques (idéal si vous avez des agents dédiés aux demandes de réservation, nécessitant un aspect commercial et d’autres à la relation voyageurs pendant le séjour)
  • Possibilité de faire remonter un fil de discussion à un supérieur hiérarchique
  • Organisation des conversations et messages par dossiers, pour retrouver facilement les échanges par thématique
  • Mise en sourdine (snooze) d’une conversation, afin de la masquer le temps que vous obteniez une réponse à apporter.
  • Support des pièces jointes, afin de pouvoir facilement partager médias et PDF aux voyageurs pour les assister.

Ces fonctionnalités vont vous permettre de bâtir un véritable processus de communication professionnel et saura évoluer au fur et à mesure du développement de votre activité et de votre équipe.

La boîte de réception unifiée : enfin une vue réellement complète !

Nous vous parlons de la communication et de la centralisation des échanges dans une interface, mais un autre énorme avantage à cette communication unifiée dans votre PMS est d’avoir d’un coup d’œil toutes les informations essentielles concernant le voyageur avec lequel vous êtes en train d’échanger.

S’agit-il d’un séjour en cours ? D’un client régulier ? Où en est le paiement de son séjour ou de sa caution ?

aperçu boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière rentalready
Un seul espace où échanger avec les voyageurs très facilement : la boîte de réception unifiée RentalReady pour votre location saisonnière possède de nombreux avantages

Oubliez les dizaines de fenêtres ouvertes sur votre navigateur web, pour avoir toutes les informations nécessaires, nous avons fait ce travail pour vous en vous permettant depuis l’écran de conversation, d’accéder à toutes ces informations utiles.

Risques et Conséquences d’une Gestion de Communication Éclatée

Vous l’aurez compris, sans cette centralisation et unification des informations, c’est à une véritable perte de temps et d’efficacité que vous allez vous confronter. Sans parler de l’image que vous allez donner aux vacanciers, en risquant un délai de réponse trop long ou des incohérences dans votre communication.

Sans parler de vos équipes, qui vont elles aussi perdre un temps précieux à chercher l’information importante qu’ils cherchent. Être capable très rapidement de trouver une information est un gage de sérieux. Imaginez la tête d’un propriétaire vous demandant si les voyageurs avaient mentionné la présence d’un animal dans leurs messages initiaux, vous regardant chercher sur Airbnb, puis dans votre PMS et enfin ouvrir vos SMS et WhatsApp pour trouver la réponse.

Si vous souhaitez mener cette activité de façon professionnelle et la faire fructifier, vous devez agir en fonction en utilisant les méthodes de travail des plus grandes sociétés du secteur, bénéficiant de ce type de technologie.

Prenez rendez-vous avec un de nos experts pour découvrir la boîte de réception unifiée pour votre location saisonnière en détails.