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Boîte à clés Airbnb : les meilleures alternatives

En tant que professionnel·le de la location de courte durée, vous êtes sans doute conscient·e que la façon dont vous permettez à vos locataires de prendre possession de leur lieu de séjour est un point essentiel de la gestion de votre activité. En effet, l’étape de la remise des clés des hébergements peut s’avérer de plus en plus chronophage au fur et à mesure que vous développez votre offre de logements sur le marché. Comme nombre de conciergeries et autres gestionnaires avancés, il est fort possible que vous ayez opté pour la solution historique d’arrivée autonome : la boîte à clés Airbnb.

Même si, de prime abord,  cette solution a pu vous sembler être une excellente idée, notamment en termes de gain de temps, vous commencez peut-être à prendre conscience de certaines de ses limites. Nous allons donc, ici, vous faire part des alternatives encore plus efficaces, qui sont désormais à votre disposition. Mise en place, discrétion, intégration à votre channel manager Airbnb , vous verrez qu’il y a de nombreux avantages à remplacer la boîte à clé Airbnb, qui a fait son temps, par une de ces solutions.

1. Qu’est-ce qu’une boîte à clé ?

Il s’agit d’un boîtier qui ressemble parfois à un mini coffre-fort ou bien alors à un gros cadenas. Il renferme, comme son nom l’indique, la clé du logement que vous souhaitez mettre à disposition des voyageurs sans avoir forcément à vous déplacer (ou missionner quelqu’un pour le faire). Souvent à ouverture mécanique, c’est-à-dire, avec un code à quatre chiffres que l’on faire défiler à l’aide de molettes, vous pouvez le mettre en place à différents endroits stratégiques, facilement repérables par les voyageurs (mais aussi les autres occupants et c’est là le problème)  : 

  • Dans le cas d’une maison individuelle, la boîte à clé est généralement fixée au mur,  juste à côté de la porte d’entrée du logement ou bien du portail de votre propriété.
  • Pour un immeuble ou une résidence fermée, il n’est pas rare que ce soit sous la forme d’un cadenas accroché non loin de l’habitation, dans la rue, sur une grille ou une lyre à vélos, par exemple. Cela permet d’y mettre également le badge ou le vigik permettant l’ouverture des parties communes du bâtiment ou la grille d’entrée du lotissement, le cas échéant. Nous allons parler des limites de ce cas d’usage un peu plus bas.

Les bénéfices d’utiliser une arrivée autonome avec boite à clé sécurisée, sont nombreux : 

  • La facilité d’installation. Nul besoin de faire appel à un spécialiste. Cela ne vous coûte, en général, que le perçage de quelques trous sur votre façade ou la quête d’un endroit ou le pendre, plus ou moins bien en évidence. 
  • Plus de flexibilité pour les voyageurs. En n’étant plus obligé·e d’être présent·e, vous ne leur imposez plus d’horaires précis. Ils se sentent plus libres d’arriver quand bon leur semble, ce qui améliore grandement leur expérience.
  • Une gestion facilitée et beaucoup plus fluide pour vous. En effet, ce système est avant tout fait pour vous faire gagner un temps précieux, que vous pouvez utiliser pour vous occuper d’autres tâches inhérentes à votre activité de location de courte durée.
boîtes à clés airbnb dans la rue
Multiplication des boîtes à clés en façade et dans les rues

2. Les limites d’une boîte à clés Airbnb

Même si, nous venons de vous le démontrer, il y avait au départ, des avantages non négligeables à recourir à ces boîtes à clés, il semble que l’essor considérable de l’offre de logements en location saisonnière, ait mis en lumière certains points négatifs, quant à leur utilisation.

Parlons sécurité

À partir du moment où la clé est sortie de la boîte et qu’elle reste en circulation, il peut arriver que certaines personnes peu scrupuleuses aient l’idée d’en faire des doubles. Un risque pour vous de voir votre logement squatté. D’autre part, concernant le code, ce dernier a vite fait de fuiter et malheur à celui ou celle d’entre vous qui omet de le changer régulièrement. 

Par ailleurs, cela ne résout pas le problème principal : les clés restent utilisées et donc le risque de perte est très grand. Qu’il s’agisse des voyageurs, de votre personnel, d’un artisan devant intervenir. Une clé perdue signifie qu’il va falloir remplacer le cylindre pour ne prendre aucun risque.

Un point sur la gestion

Nous vous conseillons naturellement de procéder à la modification systématique du code entre chaque séjour. Une mission qui s’avère fastidieuse et chronophage, surtout si vous avez un nombre important d’hébergements que vous avez décidé de rendre accessibles via des boîtes à clés mécaniques. Vous risquez de perdre un temps considérable à vous déplacer sur chaque lieu, parfois plusieurs fois par semaine pour procéder au changement des fameux chiffres.

Une situation qui a vite fait de devenir cauchemardesque en termes de gestion. Vous avez évidemment la possibilité de faire appel à un prestataire qui va changer ce code pour vous, mais l’argent que vous allez dépenser pour cela pourrait servir à autre chose. De la même manière, vous pouvez très bien demander à votre personnel de ménage ou de maintenance de s’atteler à cette tâche.  Encore faut-il qu’il n’oublie pas de le faire. 

Mais le voyageur qui va arriver doit déjà avoir reçu son code d’accès quelques heures ou jours avant, vous voyez donc qu’il est impossible d’imaginer ce genre d’organisation.

La chasse aux boîtes à clés est ouverte

Face à l’exaspération de certains de leurs habitants de voir proliférer les logements en location saisonnière dans leur immeuble ou quartier, de nombreuses villes ont choisi de faire des boîtes à clés un symbole de la lutte contre la location Airbnb. On assiste ça et là, à des prises de mesures drastiques pour faire disparaître purement et simplement ces petits boîtiers du paysage urbain. Des employés municipaux sont mandatés pour les arracher ou les couper, comme à : 

  • Saint-Malo ;
  • Annecy ;
  • Biarritz.

Au mieux vous pourrez aller les récupérer dans une fourrière, comme à Lille, par exemple. Au pire, vous risquez de ne plus jamais les revoir ou alors dans un piteux état.

Face à l’interdiction des boîtes à clés, mais également face aux preuves qu’elles ne sont finalement pas si sécurisées que ça, il faut bien que vous puissiez vous tourner vers d’autres moyens de faire entrer vos locataires dans vos logements. Pas de panique, nous avons recensé les solutions les plus populaires, fiables et surtout qui vont vous permettre d’ajouter un niveau d’automatisation supplémentaire à votre actvitié.

3. Les alternatives à la boîte à clés en Airbnb

Il y a donc plusieurs solutions qui sont apparues ces dernières années pour remplacer vos boîtes à clés traditionnelles et automatiser l’accès à vos hébergements Airbnb.

a. Pour accéder au logement

Keynest

Il s’agit tout simplement d’un moyen de mettre les clés de vos hébergements à disposition dans un « KeyNest Point ». Celui-ci peut être un commerçant partenaire ou même un relais Pickup de La Poste.

Remise des clés dans un KeyNest Point
Remise des clés dans un KeyNest Point

Ce système de consigne améliore l’expérience des voyageurs autant qu’elle vous simplifie l’étape de la remise des clés, en tant que gestionnaire, parfois à la tête d’un grand nombre de biens en location saisonnière : 

  • En échange d’un code, vos locataires peuvent récupérer leurs clés dans une de ces consignes. Avec plus de 5000 KeyNest Points, il y en a forcément un tout proche de votre hébergement. À la fin de leur séjour, il leur suffit de rapporter les clés au même endroit. Ils bénéficient ainsi d’une certaine autonomie pour leur arrivée et leur départ des lieux . 
  • Profitez d’un suivi en temps réel de toutes vos clés. Vous savez immédiatement  quand elles ont été récupérées par les voyageurs et quand elles ont été déposées. Grâce à une application dédiée vous pouvez avoir accès à toutes les informations concernant vos clés : qui l’a en sa possession, dans quel KeyNest Point la remise à été faite et quand est-ce qu’elle doivent être rapportées. Vous êtes également averti·e sans délai, si une clé n’a pas été rendue le jour prévu. Un sms est automatiquement envoyé à la personne qui ne l’a pas fait (voyageur ou bien prestataire).

Sachez, enfin, que l’intégration directe de KeyNest avec certains PMS vous donne la possibilité de générer des codes de retrait automatiquement et de les envoyer aux voyageurs. C’est ce que nous proposons dans RentalReady, avec déjà plusieurs milliers de logements bénéficiant de cette automatisation.

Bon à savoir : pour chaque logement géré dans RentalReady, dont les clés sont associées à KeyNest, nous envoyons automatiquement aux voyageurs avec les informations de check-in, un lien unique contenant toutes les informations utiles à la collecte des clés dans un KeyNest Point. Adresse, heures d’ouverture, distance du logement.

Igloohome

A l’origine, la société a commencé par commercialiser une boîte à clé connectée dont l’ouverture se fait grâce à un code PIN ou en bluetooth, valable uniquement pendant la durée du séjour de vos locataires.

Igloohome a su diversifier son offre pour répondre aux nouvelles attentes de professionnels et propose une large gamme dont les caractéristiques couvrent de nombreux cas d’usage en location courte durée comme en hôtellerie. Grâce notamment à une serrure intelligente qui permet l’accès à vos biens sans avoir besoin de clé. Toujours via un code, que vous pouvez générer pour chaque locataire, ce dernier peut y entrer sans problème.

Gamme de serrures Igloohome
Gamme de serrures Igloohome

Votre gestion est grandement simplifiée grâce à ce système et vous avez accès, via une application, à un journal d’activité qui vous informe sur les allers et venues dans votre appartement ou maison. Vous avez l’opportunité d’envoyer les codes par email, sms, WhatsApp et bien d’autres moyens de communication.

En savoir + sur la gamme Igloohome

Bon à savoir : nous proposons une intégration native (API) avec Igloohome, permettant ainsi pour chaque réservation obtenue dans RentalReady, de générer des codes uniques pour chaque voyageur.

Smartlock Nuki

Les serrures connectées Nuki ont largement fait leurs preuves grâce à du matériel simple d’utilisation et robuste. Adaptables sur un grand nombre de portes et surtout sans avoir besoin de procéder à la moindre modification de celles-ci (pas de démontage, ni de perçage), elle permettent le verrouillage et le déverrouillage de la porte en question en tapant un code sur un petit pavé numérique installé à l’extérieur ou via une application smartphone.

4ème génération de SmartLock Nuki
4ème génération de SmartLock Nuki

Les combinaisons de codes sont infinies et vous pouvez en générer un différent pour chaque voyageur mais également pour chaque intervenant ayant besoin d’accéder au logement (hôte, préposé au ménage ou à la maintenance, par exemple). Grâce à l’application et au fait que la serrure puisse être connectée à la box internet du logement, vous avez la possibilité : 

  • D’ouvrir et de fermer l’hébergement à distance. Très pratique si l’un de vos locataires a oublié des effets personnels sur les lieux et qu’il souhaite y retourner alors que son séjour est officiellement terminé. Vous lui permettez d’y rentrer juste une fois et vous verrouillez la serrure dès qu’il a récupéré ses affaires. Pas besoin d’envoyer quelqu’un ou de vous déplacer.
  • De gérez les autorisations d’accès, les plages horaires auxquelles un code pourra être utilisé et bien d’autres fonctionnalités très utiles.

En savoir + sur la gamme Nuki

Bon à savoir : nous permettons là encore aux gestionnaires utilisant RentalReady, d’automatiquement générer des codes et accès pour leur matériel Nuki, grâce à une intégration via notre partenaire Seam.co

Tedee

Dernière arrivée dans l’univers des serrures connectées, la marque polonaise Tedee propose plusieurs modèles, dont la Tedee Go, serrure ultra minimaliste. Autre serrure intelligente et connectée, elle s’installe sur le cylindre, côté intérieur et tourne la clé à votre place.

smartlock tedee go noire
Serrure connectée Tedee go noire

Verouillable et déverouillable à distance via un smartphone puisqu’elle est connecteé à internet, elle vous offre un confort de gestion des arrivées et des départs dans votre logement Airbnb : 

  • Vous donnez des clés virtuelles à qui vous souhaitez (voyageurs, intervenants) et vous pouvez les activiter et désactiver comme bon vous semble.
  • Vous avez accès à un historique détaillé et en temps réel des ouvertures et des fermetures de la porte du logement. 

En savoir + sur la gamme Tedee

Bon à savoir : bien que Tedee soit arrivé plus récemment sur le marché de la location saisonnière, sa popularité est grandissante. C’est au travers de notre partenaire Seam.co que nous permettons de synchroniser les réservations gérées dans RentalReady avec les produits de cette marque.

b. Pour entrer dans l’immeuble ou le lotissement

BnbAccess

La BNB BOX permet de piloter une porte d’immeuble à distance. Dès lors que vous avez branché le boitier à une prise de courant et que vous l’avez connecté à votre interphone privatif (celui qui est à l’intérieur du logement) vous pouvez ouvrir la porte du bâtiment (ou le portail d’un lotissement fermé, entre autres), quand le voyageur se présente devant et sonne. Vous avez aussi le moyen d’attribuer des plages d’accès temporaires à vos locataires qui pourront ouvrir déverrouiller la porte de l’immeuble, via l’application BNB Access et uniquement à leur arrivée sur les lieux.  

Nuki Opener

Grâce à cet appareil, Nuki vous permet également d’autoriser l’accès à votre immeuble ou à votre lotissement privé, à qui de droit, en le connectant à l’interphone de votre villa ou appartement. Programmez l’ouverture possible de la porte ou du portail à des horaires précis ou déverrouillez à distance.

Le Nuki Opener à l’avantage de s’intégrer au reste de l’éco-système Nuki, permettant ainsi la mise en place de scénarios intelligents pour l’accès des voyageurs aux logements.

Conclusion

Vous l’aurez compris, bien qu’économiques, les boîtes à clés pour vos Airbnb ne sont pas des solutions viables. Proposant un niveau de sécurité faible, elles ne vous permettent pas d’optimiser votre parcours voyageurs en proposant des arrivées autonomes fluides et sécurisées.

Plus que jamais, le choix de solutions plus intelligentes et connectées est large et la connectivité avec votre PMS devient un indispensable. N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec nos experts, pour échanger sur les capacités d’automatisation du parcours voyageurs proposées par RentalReady.