Vous avez fait ce qu’il fallait – le bien est en bon état, les taux d’occupation sont solides, et il est temps maintenant de donner au propriétaire une mise à jour complète ou peut-être que les choses n’ont pas été aussi réussies que vous l’espériez cette fois-ci, et que vous avez une nouvelle stratégie dans votre manche pour l’aider à tirer le meilleur parti de son investissement. La question qui se pose alors est la suivante : quelle est la meilleure façon de transmettre ces informations au propriétaire ?
Créer des rapports de gestion locative pour tenir le propriétaire au courant est une évidence, mais c’est plus facile à dire qu’à faire, d’autant plus qu’il y a beaucoup d’informations à organiser. C’est pourquoi la mise en place d’un système de rapports du gestionnaire locative et de modèles prêts à l’emploi peut faire toute la différence.
Dans ce blog, nous vous expliquons comment créer des rapports de gestion locative pour les propriétaires, ainsi qu’un modèle de rapport mensuel de gestion locative pour les propriétaires que vous pouvez utiliser pour rationaliser l’ensemble du processus. Mais avant cela, examinons l’importance de ces rapports de gestion locative et leur impact sur les relations entre propriétaires et gestionnaires.
Table des matières
Pourquoi les rapports de gestion locative sont-ils si importants ?
Lorsque des propriétaires ou des investisseurs vous confient leur bien, ils ne le font pas seulement pour se décharger de leurs obligations de propriétaire. Ils espèrent profiter de leur investissement avec la tranquillité d’esprit que procure la certitude qu’il est entre de bonnes mains.
Les rapports de gestion locative ont pour fonction simple de donner aux propriétaires ou aux investisseurs un aperçu de la manière dont leur bien se comporte sur le marché. Ils permettent également d’éviter d’éventuels malentendus à l’avenir en mettant tous les faits sur la table, qu’il s’agisse de dépenses imprévues ou de projets d’avenir. Les propriétaires ou les investisseurs peuvent ainsi prendre des décisions stratégiques, qu’il s’agisse de réinvestir, d’établir un budget ou de planifier des objectifs à long terme.
Que doit contenir un rapport de gestion locative ?
Un bon rapport de gestion locative doit être détaillé, mais pas surchargé. Vous devez mettre en évidence les points clés sans noyer l’essentiel sous le jargon et les détails non pertinents. Après tout, tout le monde n’a pas le temps de feuilleter plusieurs pages pour essayer de déterminer ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
Voici sept éléments que vous devriez ajouter à votre modèle de rapport mensuel de gestion locative à l’intention du propriétaire.
1. Résumé financier
L’une des principales questions que se posent les propriétaires est de savoir si leur investissement est rentable ou non. C’est pourquoi votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire doit toujours inclure un état des revenus et des dépenses. Ce relevé doit présenter toutes les sources de revenus, ainsi que les dépenses, soigneusement classées, avant de mettre en évidence le résultat net après déduction des dépenses. L’ajout d’un simple tableau ou d’un graphique peut faire des merveilles en donnant un aperçu rapide des tendances en un coup d’œil.
Les revenus locatifs doivent inclure le total des loyers perçus, les paiements en attente et les éventuels impayés, tandis que les dépenses peuvent concerner les coûts d’entretien, les factures de services publics, les frais de gestion, etc. Vous pouvez suivre vos finances grâce à un outil de gestion des revenus qui simplifie les paiements, la facturation et le traitement tout en donnant accès à vos données transactionnelles.
2. Mises à jour sur l’occupation et la location
La prochaine chose que vous voudrez inclure dans votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire est une information sur la performance de son bien en termes d’occupation. Combien d’unités ou de chambres sont occupées ? De nouveaux baux ont-ils été signés ou des renouvellements ont-ils été effectués ? Y a-t-il des locaux vacants et quelles sont les mesures prises pour les combler ?
Pour les locations de courte durée, vous pouvez également inclure des indicateurs tels que le taux d’occupation moyen et le revenu par nuitée disponible. Cela permet au propriétaire d’avoir une bonne idée de la façon dont vous remplissez son bien.
3. Entretien et réparations
La dernière chose qu’un propriétaire souhaite, c’est que son bien tombe en ruine entre vos mains. C’est pourquoi vous voulez qu’il sache que vous vous occupez de l’entretien du bien. Votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire doit inclure les travaux d’entretien ou de réparation effectués au cours du mois. Il peut s’agir de réparations achevées ou en cours ou de tâches d’entretien programmées à venir, telles que l’entretien du système de chauffage, de ventilation et de climatisation, la lutte contre les parasites, l’inspection des toits, etc.
Votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire doit également inclure les coûts de chaque projet et la manière dont ils ont été pris en charge, par exemple, si vous vous êtes associé à un fournisseur de confiance dans votre réseau ou si vous avez fait appel à votre équipe interne. Si vous mettez en place une maintenance préventive, c’est le moment de montrer aux propriétaires la valeur qu’elle apporte !
4. Relations avec les locataires ou les hôtes
Il est important que les propriétaires soient au courant de la satisfaction des locataires ou des clients dans le cas des locations de vacances. C’est pourquoi votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire doit inclure toutes les mises à jour notables concernant les locataires ou les clients, telles que :
- Plaintes reçues ou litiges et rapidité avec laquelle ils ont été traités
- Les commentaires des locataires susceptibles d’avoir un impact sur le bien.
- Tout problème de comportement ayant nécessité une intervention.
Cette section du modèle de rapport mensuel de gestion locative à l’attention des propriétaires permet à ces derniers d’être tenus au courant des personnes qui séjournent dans leur propriété, sans s’embarrasser de détails mineurs.
5. Conformité et mentions légales
Bien que personne n’apprécie de devoir faire face à des problèmes juridiques, ceux-ci sont parfois inévitables et peuvent avoir un impact financier sur le bien locatif. C’est pourquoi il est important d’inclure une section sur la conformité et les avis juridiques dans votre modèle de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire. Cette section doit mentionner brièvement
- Changements réglementaires affectant le bien.
- Avis ou litiges concernant les locataires.
- Toutes les mises à jour relatives à la conformité, telles que les inspections de sécurité incendie, les permis, etc.
6. Objectifs réalisables
Une fois que les propriétaires ont une idée claire de la performance de leur bien, vous devez terminer votre modèle de rapport du gestionnaire locative par des objectifs pour le mois suivant, afin qu’ils sachent exactement à quoi s’attendre. Vous montrerez ainsi à quel point vous êtes déterminé à faire en sorte qu’ils tirent le meilleur parti de leur investissement. Les objectifs peuvent être les suivants :
- Amélioration des biens locatifs afin d’accroître la satisfaction des locataires.
- les domaines dans lesquels il est possible de réduire les coûts ou d’accroître l’efficacité.
- Toutes les décisions que les propriétaires doivent prendre, comme l’approbation d’un grand projet de réparation.
- Remplir les logements vacants.
Comment faire en sorte que les rapports de votre gestionnaire locatif soient clairs et faciles à lire ?
Il y a fort à parier que les propriétaires n’ont ni le temps ni la patience de se plonger dans un document dense de 20 pages. Après tout, votre objectif est d’informer, pas de submerger.
Vous souhaitez que votre modèle de rapport mensuel de gestion locative à l’attention du propriétaire soit bref et facile à préparer. Voici quelques moyens d’y parvenir.
- Ajoutez des graphiques et des tableaux pour les données financières et les tendances en matière d’occupation.
- Privilégiez les puces pour rendre les informations plus faciles à assimiler.
- Résumez les points clés sans omettre les détails importants.
Personnalisation du modèle de rapport mensuel au propriétaire pour la gestion locative
Il est également important que vous compreniez que tous les propriétaires ne souhaitent pas le même niveau de détail. Certains sont adeptes des chiffres et veulent savoir où va chaque centime, tandis que d’autres s’intéressent davantage à la satisfaction des locataires ou aux taux d’occupation. Vous pouvez donc adapter votre rapport du gestionnaire locatif à chaque propriétaire :
- Ajouter des tendances de réservation ou des sections d’évaluation des clients dans le cas des locations à court terme.
- Mise en évidence du retour sur investissement ou des comparaisons de marché pour les investisseurs ou les propriétaires qui comprennent les chiffres.
- Simplifier le langage pour les propriétaires qui ne connaissent pas le jargon de la gestion locative.
Un conseil de pro ? Si vous utilisez un logiciel de gestion locative comme la plateforme pour les propriétairesRentalReady , il y a de fortes chances que ces rapports de gestion locative puissent être générés automatiquement. Vous n’avez donc pas besoin de passer en revue chaque transaction avant de créer un état financier. Cela peut aussi :
- Générer des rapports professionnels et automatisés pour les gestionnaires de biens locatifs.
- Intégrer les données financières et les mises à jour des locataires.
- Rachetez votre temps tout en améliorant votre précision.
Votre modèle gratuit et prêt à l’emploi de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire
Pour vous donner une longueur d’avance, voici un modèle gratuit de rapport mensuel de gestion locative au propriétaire que vous pouvez personnaliser :
1. Vue d’ensemble
Ce mois-ci, le bien a atteint un taux d’occupation de X %, générant un revenu locatif de X $. Les dépenses totales se sont élevées à X dollars, ce qui a permis de dégager un bénéfice net de X dollars.
2. Résumé financier
- Revenus locatifs : (total des loyers perçus, retards de paiement, loyers impayés)
- Coûts d’entretien :
- Autres dépenses :
- Bénéfice net :
3. Résumé de l’occupation
- Nombre d’unités occupées :
- Nombre de logements vacants :
- Prochaines échéances du bail :
4. Entretien et réparations
- Demandes d’entretien et de réparation
- Tâches achevées
- Prochaines tâches de maintenance
5. Conformité et mentions légales
- Mise à jour des règlements
- Renouvellement des licences
- Poursuites contre les locataires ou les invités
6. Relations avec les locataires et les hôtes
- Plaintes ou litiges déposés
- Résolutions
- Délai de résolution
7. Objectifs réalisables
- Objectifs pour le mois prochain
- Améliorations proposées
- Demande d’approbation de grands projets
En conclusion
Tenir les propriétaires au courant des performances de leur bien peut s’avérer fastidieux si vous ne savez pas par où commencer. Cependant, grâce à notre modèle de rapport mensuel de gestion locative à l’attention des propriétaires, vous serez en mesure de leur donner un aperçu complet de la manière dont vous faites fructifier leur investissement sans les submerger de détails inutiles. Ajoutez à cela un logiciel de gestion locative qui automatise plusieurs aspects des rapports et vous n’aurez plus à passer des heures le nez dans un tableur pour rassembler les chiffres dont vous avez besoin. Le résultat ? Un rapport du gestionnaire locative qui donne aux propriétaires la confiance nécessaire pour vous confier leur bien.