Soyez prêt à relever le défi d’une gestion multivilles en location saisonnière

La location de courte durée a ceci de formidable, qu’elle offre à de nombreux entrepreneurs des perspectives encourageantes en ce qui concerne l’évolution de leur activité. C’est ce qui en fait un des domaines les plus porteurs de ces dernières années. Vous-même êtes peut-être en train de réfléchir à l’expansion de votre conciergerie. Vous avez atteint de bons chiffres au niveau local, mais l’idée de vous développer sur un secteur géographique élargi, de plusieurs communes, vous semble être la suite logique.

Cependant, avez-vous bien pensé aux changements qu’il convient d’opérer dans votre organisation, en relevant ce défi d’une gestion multivilles ? Nous allons voir ensemble, les points auxquels prêter une attention toute particulière et les adaptations qu’il est préférable d’effectuer si vous souhaitez vous occuper, à distance, d’un parc de logements toujours plus conséquent. Nous évoquerons le fait que certains outils, comme un PMS ou un Channel Manager, vous permettent évidemment de bâtir un processus de travail global. Il serait peut-être plus pratique pour vous, de pouvoir compter sur une solution qui vous donne les moyens de gérer toutes vos propriétés par zone, chacune ayant certainement ses propres spécificités et équips. Dès lors, vous aurez tôt fait de vouloir vous tourner vers une interface pensée pour vous donner la possibilité de vous étendre toujours plus sur le territoire français et même au-delà, pourquoi pas ? 

Dupliquer vos processus de travail

Prendre en gestion un nombre toujours plus important de logements, et ce, même dans des villes ou régions éloignées de votre zone d’activité originale, ne doit pas vous sembler plus compliqué. Encore faut-il que vous ayez défini, au départ, des processus standards de travail qui fonctionnent pour l’ensemble de vos propriétés, peu importe où elles se trouvent.

En guise de rappel, voici les types de procédures que nous vous recommandons de mettre en place et que vous pourrez dupliquer selon vos besoins : 

• Pour chaque nouveau bien que vous vouliez intégrer à votre offre, il est indispensable que l’échange et la collecte de renseignements et de documents entre les propriétaires qui vous confient leur maison ou appartement et vous (mais aussi vos équipes), soit le plus fluide et pratique possible. Cela, pour rendre votre collaboration fructueuse rapidement et éviter de vous faire perdre plus de temps qu’il n’en faut. Chaque secteur ayant ses particularités, la tarification de vos hébergements doit également être au centre de vos préoccupations pour afficher les meilleures performances qui soient, le plus rapidement possible.
• La gestion de toutes vos réservations doit être simplifiée. Peu importe la quantité d’annonces dont vous êtes chargé et le nombre de plateformes sur lesquelles vous les distribuez (Airbnb et les autres), vous devez être en mesure de centraliser et synchroniser, en temps réel, toutes les informations concernant un bien (dates d’occupation, modifications, prix, etc.). Outre le fait que cela empêche la surréservation, vous vous évitez la répétition de certaines opérations pouvant être assez chronophages.  
• Qui dit location saisonnière, dit accueil des voyageurs. La mise en place d’une procédure d’arrivée et de départs des locataires claire et harmonisée pour l’ensemble de vos logements va, encore une fois, vous permettre d’améliorer votre gestion. De l’envoi d’instructions détaillées au livret d’accueil, en passant par le moyen de prendre possession des hébergements, tout doit être pensé en termes de praticité pour les occupants, vos équipes et vous. Le fait d’avoir des biens disséminés un peu partout en France, peut vous pousser à y installer des systèmes d’arrivée autonomes, par exemple. Des boîtes à clés ou des serrures connectées sont effectivement d’excellents moyens de rendre l’accès des voyageurs à leur lieu de séjour plus facile, tout en vous évitant de vous déplacer (ou de missionner quelqu’un pour le faire) pour chaque arrivée et chaque départ.
• L’entretien des logements fait également partie des procédures pouvant être dupliquées pour l’ensemble de vos biens si vous voulez réussir ce défi d’une gestion multivilles. Remise au propre, inspections régulières, réassort de certains produits ou encore maintenance des équipements, l’élaboration d’un processus efficace s’adapte aisément à tout votre parc locatif. 
• La communication avec les voyageurs est aussi un des processus qui, une fois bien établi peut, sans difficulté, être appliquée à toute offre locative. Cette procédure vise à accompagner du mieux possible vos locataires, de la confirmation de leur réservation au retour chez eux. Vous avez donc tout intérêt à trouver une manière de leur faire passer les bonnes informations et au bon moment, durant tout leur séjour. Le livret d’accueil cité plus haut fait partie de ces moyens, mais vous pouvez également programmer l’envoi de messages préenregistrés, qui leur parviendront en temps et en heure. 

Nous tenons à préciser, si toutefois vous n’en étiez pas encore persuadé, que pour gagner en efficacité, tout gestionnaire qui se respecte, a tout intérêt à automatiser ses processus de conciergerie autant que possible. 

En revanche, dupliquer ces procédures pour avoir une approche uniforme ne veut, cependant, pas dire que vous devez oublier de vous adapter aux particularités d’un secteur ou d’un autre.

Gérer tous les intervenants dans vos hébergements

La gestion d’une multitude de logements, à distance puisque vous avez décidé de développer votre activité sur un territoire de plus en plus vaste, suppose d’augmenter aussi le nombre de vos collaborateurs. Vous devez mettre en place des équipes d’intervenants  dans chaque secteur exploité, dont chaque membre se voit attribuer un ou plusieurs rôles ou mission :

• hôte ;
• agent de ménage ; 
• agent de maintenance ;
• etc.

Ceci étant dit, il paraît logique qu’ils n’ont pas tous besoin du même nombre d’informations concernant les hébergements ou les voyageurs. Alors qu’un préposé à l’entretien peut se contenter des dates et des horaires des arrivées des locataires, par exemple, la personne désignée comme hôte principal et qui gère totalement les lieux à votre place, doit avoir connaissance de beaucoup plus de détails (nom et coordonnées des voyageurs, tarifs des locations et autres). Il y a donc là nécessité d’instaurer des niveaux d’autorisation et de droits d’accès à certaines données considérées comme plus ou moins confidentielles. Permettre à chaque membre de vos équipes d’avoir seulement les renseignements qui lui sont nécessaires et lui épargner celles qui lui sont superflues, va l’aider à rester concentré uniquement sur les tâches qui lui sont dévolues et, par conséquent, à être plus efficace.

Suivre toutes vos données : véritable challenge d’une gestion multivilles

Certes, la rentabilité de votre entreprise se mesure grâce à l’analyse de ses performances globales, mais dans le cas d’une gestion multivilles, il est également nécessaire de passer par une segmentation et un suivi distinct des données de chaque secteur sur lesquelles vous êtes présent.

Pour continuer à utiliser une notion qui vous est désormais familière, une analyse sectorielle est donc un processus d’évaluation des performances des différentes antennes qui gèrent vos biens dans différentes régions. Elle vous aide à comprendre comment chacune d’entre elles (vos antennes) contribue à la rentabilité et à la croissance de votre société dans sa globalité. Elle vous permet de prendre les bonnes décisions pour chaque segment et de fixer des objectifs clairs. Toutes les informations recueillies par le suivi rigoureux de ces données au niveau local, a forcément des répercussions sur votre organisation générale et la mise en place d’un plan d’action pour faire évoluer votre business. Pour une même période, on peut ne pas s’attendre aux mêmes performances de la part de deux hébergements similaires en termes de taille et d’équipements, mais situés dans deux zones géographiques distinctes, comme le bord de mer et la montagne.

Savoir replacer et interpréter des chiffres dans leur contexte, voilà qui vous permet, en tant que professionnel, d’élaborer la meilleure stratégie de gestion multivilles qui soit. Vous allez voir qu’il existe des outils efficaces vous donnant les moyens d’y arriver.  

RentalReady vous aide à relever le défi d’une gestion multivilles

Pour répondre aux besoins d’une gestion à distance d’un parc de logements plus ou moins élargi, évidemment, vous pouvez (et devez) utiliser un PMS / Channel Manager, c’est la base. Mais alors que beaucoup de ceux qui vous sont proposés sur la toile (même s’ils sont spécialement dédiés à la location de courte durée) vous permettent de bâtir une stratégie globale en ce sens, cela ne se fera peut-être pas sans mal. Sans doute y arriverez-vous à force de retourner votre logiciel dans les sens, ce qui pourrait s’apparenter plus à du bricolage qu’autre chose.

C’est là que notre société RentalReady peut vous apporter la solution idéale. Notre logiciel a été développé, en premier lieu, pour les besoins de la conciergerie GuestReady (notre maison mère) qui gère plus 3000 logements à l’international. Il est donc nativement pensé pour permettre une gestion multivilles et même multipays, avec un fonctionnement par antenne (ou agence), chacune d’entre elles ayant  : 

• ses équipes ;
• ses procédures de travail ; 
• ses données. 

Des données que vous pouvez cloisonner comme bon vous semble, afin de ne pas surcharger vos collaborateurs avec des informations qui ne les concernent pas forcément. Vous évitez, ainsi, de les embrouiller outre mesure. De plus, la possibilité que nous vous offrons d’avoir un vue d’ensemble de ces données pour analyser vos performances globales, nous place parmi les PMS leaders du marché. Avec RentalReady, vous accédez à des fonctionnalités exclusives élaborées par et pour les gestionnaires locatifs en perpétuelle recherche de professionnalisation. Notre approche tout-en-un vous permet, entre autres : 

• Une configuration multi-agences. Puisqu’un chalet à la montagne, un studio en station balnéaire et un loft en centre-ville n’ont pas grand-chose en commun, il était inconcevable pour nous, de vous obliger à les gérer de la même façon. Grâce à notre logiciel vous pouvez désormais regrouper vos logements par emplacement, type ou bien en fonction du critère que vous choisirez. A partir de là, vous pouvez appliquer des règles spécifiques pour chaque ensemble ( politique différentes, personnels et options dédiées). C’est le summum de la personnalisation.
• Un tableau de bord analytique qui vous octroie une visibilité, aussi bien globale que par secteur (ou ensemble), de tous vos indicateurs clés de performance, les fameux Kpi. Ces derniers vous permettent de décider plus facilement de la stratégie à adopter et des axes d’amélioration à emprunter pour vous développer encore plus efficacement.
• De nombreux niveaux de droits et d’autorisation pour être certain que vos équipes aient uniquement accès aux ressources et informations qui leur sont nécessaires pour effectuer correctement les tâches qui leur sont attribuées.

Justement, avec RentalReady, une puissante gestion des tâches est à portée de clic. Notre système, qui s’adapte et évolue au rythme de vos besoins, vous donne une visibilité sur les missions (accueil des voyageurs, nettoyage des hébergements) que vous confiez à vos équipes. Chacun de leurs membres a accès à un espace personnel dans lequel il peut retrouver toutes les informations concernant ses tâches, ainsi que la possibilité de vous envoyer un rapport, photos à l’appui.

Le fait de pouvoir tout centraliser évite un maximum d’erreurs et optimise l’utilisation de vos ressources humaines. Pour vous permettre d’atteindre des sommets en termes de gestion opérations, nous mettons à disposition : 

• Une application iOS et Androïd dédiée à vos agents opérationnels et vous-même.
• Un tableau de bord des opérations via lequel vous pourrez tout contrôler.
• Des check-lists personnalisables et modifiables en temps réel.
• Un outil de résolution des incidents, TicketReady.
• Un accès aux notes et commentaires que les voyageurs mettent à vos équipes.
• Un outil d’assignation des tâches automatique.

En parlant d’automatisation, en utilisant RentalReady, finies les tâches répétitives et chronophages à effectuer manuellement. Les progrès en matière de technologie et d’intelligence artificielle de ces dernières années, nous permettent de mettre à votre disposition des outils, tels que : 

• Un formulaire de check-in.
• Un formulaire pour l’intégration de nouvelles propriétés.
• Des messages automatiques prédéfinis et programmables.
• L’envoi de notes et d’avis automatiques sur vos locataires. 
• La facturation automatique (à destination des voyageurs et des propriétaires).

Chez RentalReady, nous mettons, vous l’avez constaté, tout en œuvre pour que vous  réussissiez votre défi d’une gestion multivilles. N’hésitez pas à vous renseigner plus en détail sur toutes nos fonctionnalités.