Business plan pour conciergerie : conseils d’experts

Créer le business plan d’une conciergerie est l’une des premières étapes pour réussir professionnellement dans le secteur de la location saisonnière. Que vous soyez sur le point de lancer votre activité ou que vous veniez à peine de démarrer, vous devez être tout à fait conscient qu’une stratégie financière bien structurée vous permettra d’aborder cette aventure entrepreneuriale avec de solides bases. Dans ce nouvel article, nous allons tout faire pour vous guider à travers les éléments fondamentaux à prendre en compte pour bâtir un budget prévisionnel qui vous donne la capacité de tenir le cap, une fois dans le grand bain. Une bonne étude de marché est incontournable. Il est primordial de comprendre votre environnement concurrentiel, la demande locale en services de conciergerie, et les attentes de votre future clientèle, voyageurs et propriétaires. Ensuite, vous devrez définir précisément votre offre de services. Le plan de financement est un des piliers de votre réussite dans cette industrie. Prenez soin d’anticiper tous les coûts, y compris ceux souvent sous-estimés comme les frais de ménage. Assurez-vous également de choisir la forme juridique la plus adaptée à votre projet. Nous verrons, à ce propos, les différentes possibilités qui s’offrent à vous.

Afin d’étayer au mieux notre article et répondre au maximum de questions que vous pourriez vous poser, nous avons demandé à Steven Sorgius, à la tête de la Conciergerie de L’Est et cofondateur de la Hosting Academy de nous apporter quelques réponses. Fort de son expérience, il a eu la gentillesse de nous partager ses recommandations pour réussir dans la location de courte durée, en adoptant une approche réfléchie et organisée. Cela, pour vous accompagner à chaque étape de la création de votre entreprise et dans le but de pouvoir être l’heureux patron d’une conciergerie rentable, le plus rapidement possible. 

Les éléments à prendre en compte dans le business plan d’une conciergerie

L’étude de marché

Nous l’avons déjà un peu évoqué en préambule, mais réaliser une telle démarche avant d’ouvrir votre conciergerie est une première marche essentielle à franchir pour garantir la viabilité de votre projet. Une étude approfondie vous permet de mieux comprendre l’environnement dans lequel vous allez évoluer, notamment en identifiant votre concurrence directe et indirecte, ainsi que les besoins spécifiques de la clientèle que vous ciblez (les voyageurs comme les propriétaires des hébergements que vous vous proposez de prendre en gestion). Connaître les spécificités locales vous aidera également à adapter votre offre de services, que ce soit pour la gestion des réservations, l’accueil des locataires, l’entretien de biens, ou d’autres services complémentaires. 

À ce propos, pour une gestion optimale de votre activité, n’hésitez pas à vous renseigner sur la façon d’automatiser les opérations de sa conciergerie.

En outre, cette analyse du secteur vous fournira des informations précieuses sur les tendances de location, les prix pratiqués, et les marges que vous pourrez espérer. Par ailleurs, elle vous permettra de repérer les opportunités à exploiter ou les facteurs à anticiper, tels que la saisonnalité et les événements spécifiques propres à faire varier la demande. Une étude bien menée vous offrira les bases nécessaires pour positionner votre conciergerie avec succès sur le marché.  

Le plan de financement à proprement parler

Sur ce point, notre expert Steven Sorgius, explique que lorsque l’on s’apprête à lancer sa conciergerie et même si cela ne nécessite, au départ, pas de gros investissements, il faut néanmoins prévoir un petit peu d’argent. Ceci, ne serait-ce que pour pallier certaines dépenses incontournables pour commencer son activité dans les meilleures conditions possibles. Celles-ci peuvent couvrir diverses choses : 

• L’acquisition d’un local de stockage.
• Les frais de blanchisserie. 
• L’achat de matériel divers (ordinateurs, smartphones, etc.).
• Les dépenses pour le compte des propriétaires.
• L’achat et l’abonnement à un ou plusieurs logiciels (PMS, gestionnaire de canaux). 

Pour aller plus loin sur ce dernier point, nous préconisons, d’ailleurs, de choisir un channel manager efficace, capable de faciliter votre gestion au maximum.  

Il existe également des frais à intégrer à votre budget prévisionnel : 

• Les frais d’expert-comptable.
• Les assurances.
• Les frais de création de votre société. 
• les frais de formation.
• Et d’autres. 

C’est pour toutes ces raisons que S. Sorgius recommande de prévoir entre 3000 et 6000 € pour débuter. 

Le statut juridique de l’entreprise

En premier lieu, vous avez le choix entre deux régimes pour la déduction de vos impôts : 

• Le micro-BIC ou régime forfaitaire. Il vous permet d’exercer très rapidement très facilement en étant en règle avec l’administration financière. En revanche, ce statut de micro-entrepreneur ne vous donnera droit qu’à un abattement forfaitaire.  Aucune déduction de frais, quels qu’ils soient ne sera possible sous ce régime, ce qui peut être problématique si vous aspirez à vous développer rapidement.
• Le régime réel. Il permet quant à lui (et sous couvert de la création d’une société type SASU ou EURL, par exemple), de procéder à la déduction de tous les frais concernant votre activité de gestion de logements en location saisonnière. Cela vous permet d’avoir plus d’opportunités d’évolution, par la suite et notamment en termes d’investissement dans d’autres biens immobiliers. 

Steven Sorgius le fait bien remarquer : « Pour bien choisir la forme juridique de sa structure, il faut , bien sûr, prendre en compte sa situation actuelle, mais ne pas oublier de se projeter dans l’avenir. Par exemple, quelqu’un qui veut grossir rapidement doit éviter de créer une micro-entreprise et plutôt partir sur la création d’une EURL ou d’une SASU. »

L’offre de service de votre conciergerie

Là encore, S. Sorgius nous fait profiter de son expertise. Il commence par rappeler que vous devez être clair sur le type de services que vous souhaitez proposer via votre entreprise.

En effet, une conciergerie spécialisée dans la gestion de locations saisonnières, telle que la vôtre, peut être en mesure  de fournir une gamme variée de prestations destinés à faciliter la vie de vos propriétaires tout en offrant une expérience de séjour optimale aux voyageurs. Elles peuvent être regroupées en plusieurs catégories, chacune répondant à des besoins spécifiques.

Tout d’abord, la gestion des réservations, des arrivées et des départs. Vous devez être à même de vous occuper de la confirmation des demandes, de la communication et de l’accueil des locataires. Cela inclut souvent la remise des clés, ainsi qu’une visite du logement et des équipements disponibles. 

Ensuite, la gestion du ménage et de la maintenance des biens est un élément incontournable. Après chaque séjour, vous êtes tenu de vous assurer que les logements sont parfaitement nettoyés et prêts à recevoir les prochains occupants. Cela inclut le remplacement du linge de maison, le réapprovisionnement en produits de première nécessité (savons, papier toilette, etc.), ainsi que la gestion des petites réparations ou travaux d’entretien régulier.

Votre conciergerie peut également proposer un service de gestion administrative, prenant en charge la facturation, la gestion des cautions, et la déclaration des revenus locatifs. Cela  vous permet de délester vos propriétaires d’un maximum de contraintes liées à la gestion de d’hébergements en location de courte durée. 

Enfin, vous pouvez aller plus loin en proposant des services premium comme la gestion des avis en ligne, la photographie professionnelle du bien, ou encore des services additionnels comme des réservations de taxis (ou transferts), des excursions ou bien des prestations à domicile (chef cuisinier, massages, ou autres). A vous de voir, comme le stipule Steven, si vous voulez faire profiter vos propriétaires d’une gestion complète ou à la carte. Il met également en avant le fait que vous pouvez très bien opter pour la création d’une conciergerie digitale. Il s’agit là d’avoir recours à des outils numériques et des technologies innovantes pour gérer à distance les différentes étapes de la location de propriétés en courte durée. Contrairement aux conciergeries traditionnelles qui nécessitent une présence physique pour certaines tâches, les conciergeries digitales automatisent ou optimisent une grande partie du processus, offrant ainsi une gestion plus efficace et flexible, tout en réduisant les coûts. Cela, par : 

• Une gestion des réservations en ligne et via un channel manager (comme indiqué plus haut) pour synchroniser vos annonces sur toutes les plateformes (Airbnb, Booking.com et les autres).  
• L’automatisation de la communication avec l’envoi de messages aux voyageurs  avant leur arrivée, pendant leur séjour et après leur départ. 
• Un accès à distance. Grâce à des serrures connectées ou des boîtes à clés sécurisées, il n’est plus nécessaire de remettre le précieux sésame en main propre. Les locataires peuvent recevoir un code unique qui leur permet d’entrer dans le  logement de manière totalement autonome, ce qui simplifie considérablement votre organisation, surtout avec un nombre de plus en plus important de biens en gestion. 
• Un suivi et une maintenance à distance. Il existe des solutions pour surveiller l’état du logement via des capteurs ou des applications qui alertent en cas de problème (bruit, température, présence non désirée, fumée de cigarette, etc.).

Pour terminer sur ce point, notre expert, vous demande de réfléchir, en outre, sur plusieurs détails de cette offre de services. À savoir : « quel est le pourcentage que vous allez facturer pour la gestion du logement ? ». Il donne un fourchette allant de 15 à 30 % TTC. Il attire aussi votre attention sur le fait qu’il faudra que vous décidiez « quels seront les services inclus dans la commission et quels seront ceux facturés en extra ? »

Un point sur les frais de ménage

Il convient, toujours selon S. Sorgius, de définir plusieurs choses : 

• Comment seront traités ces frais de ménage. Seront-ils comptabilisés en tant que chiffre d’affaires ou comme frais de débours (frais engagés par votre conciergerie pour le compte du propriétaire, NDLR) ?
• Les coûts de rotation. C’est-à-dire, l’ensemble des frais liés au ménage (prestation de nettoyage, blanchisserie, produits d’entretien, matériel, consommables, etc.). Ce à quoi il faut aussi ajouter l’ensemble des frais liés à l’accueil des voyageurs.
• Votre rémunération. Selon Steven, « c’est rarement pour tout de suite ! Il est très rare de se sortir un salaire dans les 18 à 24 premiers mois. Et si on en prévoit un, on n’oublie pas de penser aux cotisations et autres charges sociales qui vont avec. »

Notre spécialiste souhaite vous donner un dernier conseil : « Même si c’est vous qui faites le ménage au départ, pensez bien que vous allez sûrement sous-traiter cette tâche plus tard ! Donc il faut dès le départ facturer le bon prix, c’est-à-dire, au moins le prix du marché. »

Les plus grosses erreurs faites par des gestionnaires en matière de business plan d’une conciergerie

Pour terminer ses précieuses explications, Steven Sorgius nous fait part des bévues qu’il a constatées et qui sont les fréquentes quand on parle de business plan d’une conciergerie : 

• Oublier de prendre en compte la TVA dans le calcul de son plan de financement.
• Une mauvais estimation du « coût de rotation et notamment les frais liés au ménage » (encore eux).
• Omettre de prendre en compte la saisonnalité (d’où la nécessité d’une bonne étude de marché, au préalable).

Il ajoute, enfin « la mauvaise estimation du prix moyen à la nuit dans la zone géographique. Et comme c’est la base de calcul du chiffre d’affaires prévisionnel, ça plombe tous les calculs suivants. »

Présentation de la Hosting Academy, la structure créée pour venir en aide aux futures gestionnaires 

C’est encore Steven Sorgius qui en parle le mieux : « La Hosting Academy est la première école spécialisée dans les métiers de la location de courte durée. Nous proposons un programme de formation à destination des personnes qui souhaitent créer leur conciergerie. Au cours de ce programme, vous apprendrez non seulement à gérer le quotidien de votre future conciergerie mais aussi comment rédiger votre business plan, comment choisir votre marché et surtout comment construire votre modèle économique. »

Les formations sont flexibles et adaptées aux professionnels et à toutes les personnes en reconversion. Elles sont accessibles en ligne ou via des campus mobiles. Pour s’y inscrire, il suffit de vous rendre sur le site de la Hosting Academy. Vous pourrez ensuite choisir votre cursus : 

• Un programme intensif pour booster votre conciergerie.
• Un autre pour carrément créer votre structure de A à Z.
• Un petit module en E-learning sur la gestion des ménages et de la blanchisserie. 

Vous avez la possibilité de remplir un formulaire d’inscription en ligne. 

Nous remercions chaleureusement Steven Sorgius pour ses indications très complètes sur le business plan d’une conciergerie, et ce, afin qu’il soit effectué en bonne et due forme. Chez RentalReady, nous serons toujours là pour vous faire découvrir celles et ceux qui participent de la plus belle des manières au développement de l’industrie de la location saisonnière.