Le mois de septembre ne serait-il pas le meilleur moment pour changer de PMS ?

L’été est, en règle générale, la haute saison pour la location de courte durée. Quoi qu’il en soit et à l’instar de tous les secteurs économiques, votre réussite dans cette industrie est, en grande partie, une affaire d’anticipation. C’est pour cette raison que nous avons décidé, en plein cœur de cette période estivale, de commencer à réfléchir avec vous sur les moyens qui sont à votre disposition pour favoriser la croissance de votre activité de manière efficace et le plus sereinement possible. Parmi eux, il en est évidemment un dont tous les multipropriétaires et conciergeries ne peuvent plus se passer.

Nous nous permettons donc de poser une question qui, à coup sûr, ne manquera pas de vous interpeller : pourquoi le mois de septembre pourrait être le bon moment pour changer de PMS ? En tant que gestionnaire de locations saisonnières, vous vous servez, sans doute, déjà d’un tel logiciel.

Cependant, vous êtes peut-être en train de vous apercevoir que celui-ci commence à montrer quelques limites quant à la gestion d’un nombre de plus en plus important de logements. Il est donc temps pour vous de passer à la vitesse supérieure, d’où cette décision importante de migrer vers un outil plus complet et plus performant.

Nous allons tenter, dans cet article, de peser les pour et les contre d’une telle bascule à la rentrée. Nous vous expliquerons ensuite comment effectuer cette transition de la meilleure façon possible, tout en vous tenant informé des avantages que vous pourrez obtenir en adoptant une solution comme RentalReady.

Les avantages de changer de PMS en septembre

Tout d’abord, assurément, après la haute saison touristique, la charge de travail de gestionnaires de location saisonnière tels que vous, diminue considérablement. Cette période bien plus calme dans de nombreuses régions vous offre donc une opportunité idéale pour effectuer une transition plus fluide vers un nouveau système de gestion de propriété. Avec moins de réservations, vous pouvez vous concentrer de manière plus efficace sur l’intégration et la configuration de votre PMS, réduisant ainsi les risques négatifs pouvant affecter vos séjours en cours.

De plus, décider de changer de PMS en ce début de basse saison vous laisse amplement le temps de vous adapter à votre nouvel outil avant de reprendre une nouvelle phase plus complexe de votre activité. Ce temps est en l’occurrence nécessaire pour bien vous former, vous, mais également tous vos collaborateurs, aux éventuelles fonctionnalités supplémentaires incluses dans votre nouveau logiciel.

Vous aurez toute la liberté nécessaire pour comprendre votre nouvel outil, ce qui vous permettra de l’utiliser au mieux et de bénéficier au maximum de son impact bénéfique sur la gestion de vos biens et de leurs occupants. À noter que la prise en main de votre nouveau logiciel de gestion locative peut passer, par exemple, par des vidéos en ligne, ou des sessions de formation individuelles ou en groupe.

En outre, migrer vers un nouveau PMS en ayant laissé tranquillement les aoûtiens rejoindre leurs pénates minimise les risques de perturber de trop nombreuses tâches en cours, inhérentes à la gestion des locations saisonnières. De l’accueil des voyageurs à la communication avec ces derniers, en passant par le ménage dans les logements entre les séjours, la charge de travail opérationnelle est, en général, assez lourde en haute saison. En septembre, la pression sur vos équipes de gestion (et sur vous-même, bien entendu) tendant à diminuer, les petits couacs et autres problèmes techniques potentiels dû à ce changement d’outil pourront être résolus plus rapidement et discrètement. Ils auront bien moins d’impact sur votre activité. En somme, le changement de PMS en septembre vous offre une opportunité, à terme, d’optimiser vos opérations et améliorer l’expérience voyageurs, sans compromettre votre qualité de service habituelle.

En plus de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion Airbnb, n’hésitez pas à découvrir ou redécouvrir nos conseils pour développer sa conciergerie.

Les inconvénients de changer de PMS en septembre

Même si, comme nous l’avons expliqué, la charge de travail est généralement plus légère en septembre, il y a toujours un risque de perturbations opérationnelles. En effet, il peut s’agir d’une période encore active pour certaines régions touristiques. La transition vers un nouveau PMS peut causer des erreurs de réservation, des problèmes de synchronisation entre les différentes plateformes où vos annonces sont affichées, ainsi que d’autres difficultés telles que la gestion des paiements et des échanges avec vos locataires. Certains pourraient estimer que ce n’est pas le bon moment pour le faire. Cela peut vous faire passer à côté de certaines demandes ou nuire à l’expérience des voyageurs profitant encore de vos hébergements.

Il y a également un risque de sous-estimer le temps nécessaire pour effectuer la migration complète vers votre nouvelle solution de gestion. Il convient de prendre en compte plusieurs choses qui demandent des configurations plus ou moins longues et qui peuvent dépendre : 

• De la quantité des données que vous avez à déplacer ;
• Du nombre de canaux de distribution à connecter sur votre nouvel outil ;
• Du fait d’avoir un site de réservation directe ayant aussi des données à migrer ;
• Des demandes spéciales de la part des voyageurs.

Il est, de ce fait, indispensable de prévoir une durée suffisante afin de pouvoir vous impliquer au mieux et être le plus réactif possible pour : 

• La transmission de toutes vos données au nouveau PMS ;
• L’organisation quasi obligatoire de formations, points d’étape et autres réunions d’équipe dans l’optique d’appréhender toutes les fonctionnalités spécifiques à ce nouveau logiciel.

Enfin, suivant l’ampleur de votre migration, il est certain que vous aurez de nombreuses  questions, doutes et difficultés durant la prise en main de votre PMS. Il est donc indispensable de pouvoir compter sur un support technique efficace et surtout disponible dès que vous en aurez besoin. Le fait de faire votre transition au mois de septembre peut entraîner des effectifs réduits dans les services concernés (eux aussi méritent de vacances après la haute saison). Pensez-y au moment de choisir votre nouveau PMS, vous devez pouvoir compter sur toute l’aide nécessaire, à n’importe quel moment.

Si c’est le bon moment pour changer de PMS, Pourquoi RentalReady peut être un excellent choix ?

Tout simplement car pour beaucoup de gestionnaires et de conciergeries avec un nombre significatif d’hébergements nous faisons figure de meilleur PMS pour la location saisonnière. Cela, grâce à notre approche tout-en-un, seul moyen, selon nous, d’éviter la perte d’informations et le manque d’efficacité (en particulier si vous décidez de changer vos habitudes pour migrer sur notre système). Voici un tour d’horizon des fonctionnalités clés de notre logiciel PMS. 

Channel manager

Il s’intègre à toutes les principales plateformes de réservations, ce qui ouvre la porte de vos hébergements à des millions de voyageurs potentiels à travers le monde. Notre channel manager vous permet : 

• De disposer de nos connexions API officielles avec Airbnb, Booking.com, Expedia et Vrbo ;
• De synchroniser et de gérer tous vos calendriers en un seul endroit, en temps réel. Un véritable atout pour éviter les doubles réservations ;
• Une synchronisation de vos prix sur chacune des plateformes et qui tient compte de leur taux de commissions propres ;
• Une synchronisation des contenus de vos annonces (photos, descriptions, équipements) et de leurs mises à jour ;
• D’accéder à tous les incidents, résolutions d’incidents, commentaires et notifications reçus sur Airbnb, directement sur Rentalready.

Automatisation des tâches

RentalReady a été développé pour les besoins de sa maison mère, la conciergerie Guestready. Nous savons donc, plus que n’importe quel autre PMS, combien certaines opérations peuvent être répétitives. C’est pourquoi nous avons conçu de fantastiques outils pour vous aider dans votre gestion, au quotidien : 

• Un formulaire de check-in qui vous permet de collecter automatiquement les coordonnées ainsi que toutes les informations concernant l’arrivée des voyageurs ;
• Un formulaire d’intégration d’annonces que vous demandez à vos propriétaires de remplir pour gagner du temps ;
• Des modèles de messages programmables qui seront envoyés automatiquement à des moments clés, tels que la confirmation de réservation, les paiements ou au moment de demander à vos locataires leurs commentaires sur leur expérience ;
• La facturation automatique, générée pour les propriétaires (incluant votre commission) et les voyageurs ;
• Votre note sur les locataires envoyée automatiquement sur la plateforme de réservation (cinq étoiles par défaut si tout s’est bien passé). Vous pouvez évidemment désactiver cela pour laisser des commentaires plus circonstanciés.

Messagerie unifiée

Une boîte de réception intelligente qui rassemble, via un fil de discussion unique, tous les échanges que vous pourrez avoir avec les voyageurs, sur tous les sites de réservation, par e-mail ou SMS. Ainsi vous avez la possibilité de : 

• Pré-approuver les demandes et envoyer des offres spéciales aux voyageurs Airbnb ;
• Filtrer vos messages en fonction de différents critères (statut de réservation, ville, langue des locataires) ;
• Avoir toutes les informations sur les voyageurs en un coup d’œil ;
• Gagner du temps avec des messages programmables.

Outil de gestion des tâches 

Avec : 

• Un tableau de bord des opérations à effectuer dans tous les logements et vis-à-vis de tous les voyageurs ;
• Des listes de tâches personnalisables pour vos équipes en mission sur le terrain ;
• L’assignation automatique de ces tâches ;
• La consultation des notes et commentaires sur la qualité des prestations de vos collaborateurs ;
• Un outil de résolution des incidents ;
• Une application iOS et Androïd dédiée à vos agents opérationnels.

Puisque ce sont encore nos clients qui parlent le mieux de notre offre complète, nous vous proposons quelques témoignages. (source : Capterra)

Alexandra, gestionnaire et utilisatrice depuis 6 mois 

« Je suis ravie de ce choix, un logiciel complet et simple à utiliser. Avec un très bon accompagnement et une équipe sympathique et efficace. La hotline est réactive. Ce logiciel est complet, il permet la gestion des calendriers sans avoir de doublon de réservation, communication avec les voyageurs manuelle ou automatique, interface propriétaire permettant de suivre au fil de l’eau les réservations et la comptabilité de la propriété, le paiement automatique pour la conciergerie et le propriétaire (plus de retard de paiement) avec une meilleure gestion de sa trésorerie. »

Laurent, directeur de conciergerie et utilisateur depuis plus de 2 ans

« Channel manager qui me semblait complet sur les services, notamment celui de la répartition des paiements entre la conciergerie et le propriétaire. »

Laurent ne semble cependant pas apprécier le fait qu’il doive « faire le travail de mise en ligne d’un nouveau bien. » 

Nous lui avons répondu que nous avions créé la fonctionnalité de Self Onboarding justement pour lui éviter de le faire. En effet, elle permet aux gestionnaires comme lui de faire réaliser la création et la configuration de chaque nouvelle annonce directement par leur propriétaire, leur offrant ainsi une plus grande flexibilité et autonomie. En lui faisant gagner un temps précieux. 

Comment effectuer la transition vers un nouveau PMS

Étapes pour une migration réussie

• Préparation et rassemblement des données à intégrer dans le nouveau PMS ;
• Configuration correcte des fonctionnalités de votre nouvel outil : messagerie automatique (intégration de modèles de messages dans plusieurs langues), l’automatisation de tâches (ajouts et droits de tous les membres de votre équipe, téléchargement de l’application leur étant éventuellement dédiée), communication avec vos propriétaires (préparation de leur accès) ;
• Migration des données ;
• Formation de vos équipes ; 
• Tests et vérifications. Concernant l’espace dédié à vos propriétaires, par exemple, connectez en tant que tel, dessus. Vous pourrez vous rendre compte s’il fonctionne correctement et si les informations auxquelles vous voulez qu’il aient accès sont bien les bonnes ;
• Pouvoir compter sur un support technique disponible pour résoudre d’éventuels soucis techniques ou problèmes de prise en main, le plus rapidement possible.

Les trois derniers points sont éminemment importants en tant que conseils pour minimiser les interruptions et les erreurs et assurer une transition en douceur vers votre nouveau PMS.

Ressources disponibles chez RentalReady pour accompagner votre changement de PMS

Vous pouvez, d’ores et déjà, réserver une démonstration avec un de nos spécialistes pour découvrir tout ce que vous pouvez faire avec notre logiciel. Notre blog est également une source inépuisable d’informations et de conseils pour vous aider à appréhender toutes les fonctionnalités de ce PMS/channel manager tout-en-un. Nous organisons aussi des webinaires que vous pouvez retrouver sur notre chaîne YouTube avec de nombreuses autres vidéos. Enfin, une rubrique d’aide, avec les questions nous étant le plus fréquemment posées ainsi qu’un formulaire de contact, peuvent vous être utiles.

Conclusion

Nous avons donc vu, dans cette publication : 

• Les avantages et les inconvénients de changer de PMS en septembre ;
• Les raisons pour lesquelles vous devriez choisir RentalReady comme nouvel outil ;
• La meilleure façon d’effectuer votre transition vers un nouveau logiciel de gestion saisonnière.

Naturellement, avant de sauter le pas, il est indispensable de bien évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et ce, quel que soit le bon moment pour changer de PMS.

Pour en savoir plus sur tout ce que notre solution peut vous apporter, n’hésitez pas à demander une démonstration de RentalReady.