Application pour conciergerie : le graal ?

L’essor de la location saisonnière a révolutionné le tourisme. Désormais et en quelques clics, les voyageurs peuvent, de n’importe où, réserver un logement dans le monde entier, que ce soit pour des vacances ou des déplacements professionnels. Une rapidité d’exécution qui pousse de plus en plus d’hébergeurs professionnels à chercher des outils performants et surtout pratiques pour gérer leur activité avec autant de facilité. À une époque où tout est accessible via son smartphone, il est logique qu’ils espèrent trouver une application pour conciergerie digne de ce nom.

En effet, l’idéal pour vous, cher gestionnaire de propriété qui êtes en train de nous lire, est de pouvoir compter sur une plateforme numérique complète capable d’optimiser votre gestion et bien sûr, l’expérience des locataires autant que celle des propriétaires. Une solution intégrée qui vous donne la possibilité de vous occuper des réservations, de la communication avec les clients, du ménage, de la maintenance et d’autres services essentiels qui étaient traditionnellement appréhendés manuellement. En vous fournissant un accès en temps réel aux informations importantes et en automatisant les tâches répétitives, une telle ressource vous donnerait l’occasion de vous concentrer davantage sur l’expansion de votre entreprise.

Cependant, il faut que vous soyez conscient qu’il existe de nombreuses tâches et opérations qui ne peuvent pas être administrées uniquement sur l’écran d’un téléphone. C’est pour cette raison, qu’avant de pouvoir vous servir d’une « app » dédiée, il est sans doute nécessaire de partir en quête d’une solution tout-en-un, configurable sur un ordinateur et assez responsive pour vous permettre de contrôler vos affaires via votre mobile ou votre tablette.  

Les opérations propres à la gestion efficace d’une conciergerie

Avant d’évoquer des solutions aptes à faciliter votre vie de professionnel de la location de courte durée, il nous semble nécessaire de revenir sur les tâches et les procédures de travail inhérentes à votre activité et qui ne peuvent, au départ, pas être entièrement gérées via votre smartphone. Il est donc primordial de mettre en place un processus clair, si vous voulez, par la suite, vous servir d’outils vous permettant d’économiser du temps (et donc de l’argent) pour toujours plus de rentabilité. A ce propos, si vous faites partie des novices, nous ne saurions que trop vous conseiller de réunir un maximum d’informations sur tout ce qu’il y a à prendre en compte pour lancer sa conciergerie.

Une gestion optimale des réservations

Une excellente gestion de vos réservations est cruciale pour le succès de votre conciergerie  ou autre société spécialisée dans la location de courte durée. Pour commencer, il est essentiel d’avoir un système fiable et facile à utiliser, qui peut intégrer des calendriers de disponibilité en temps réel. Cela permet aux voyageurs de jeter leur dévolu instantanément sur un de vos logements, tout en réduisant le risque de double réservation, pour une satisfaction client préservée. Ensuite, l’utilisation d’un logiciel de gestion de propriété peut aider à suivre vos dossiers (les paiements et les différentes communications avec vos locataires). 

Il est également important que vous mettiez en place des politiques claires concernant ces réservations, leur annulation ou la moindre modification (nombre d’occupants, demandes particulières) les concernant. Cela peut inclure certains renseignements sur : 

• Les dépôts de garantie ;
• Les frais de nettoyage ;
• Les règles de la maison. 

En outre, la flexibilité dans les réservations peut être un avantage concurrentiel. Offrir des options telles que l’enregistrement anticipé ou le départ tardif vous donne l’opportunité de faire une grande différence sur le ressenti et l’expérience des voyageurs (cela doit être équilibré, avec suffisamment de temps pour nettoyer et préparer la propriété entre chaque locataire, bien entendu).

Il est également bénéfique de surveiller et d’analyser les tendances des réservations pour ajuster vos prix et vos disponibilités, en conséquence. Pendant les périodes de forte demande, vos tarifs peuvent être ajustés pour maximiser vos revenus, tandis que pendant les moments plus creux, des promotions ou des réductions peuvent être offertes pour attirer plus de locataires potentiels. Une stratégie de tarification dynamique peut donc jouer un rôle clé dans la gestion de vos réservations. Tout cela vous demande de trouver un moyen de synchroniser toutes les demandes pouvant vous arriver de plusieurs plateformes de distribution (Airbnb, Abritel, Booking.com ou autres). La centralisation de toutes les informations liées à vos réservations (prix, dates, échanges avec les visiteurs) sur un logiciel dédié, vous évite de perdre du temps à refaire les mêmes opérations. 

Le ménage dans les hébergements

Un entretien régulier et bien organisé de vos logements joue un rôle essentiel dans la satisfaction de vos locataires. Vos équipes opérationnelles doivent pouvoir compter sur une procédure de ménage adaptée et bien détaillée. Elle comprend le nettoyage complet du bien après le départ des voyageurs et avant l’arrivée des suivants, mais aussi des inspections fréquentes des lieux. Il en va de même en ce qui concerne les réparations et la maintenance.

L’idée est d’élaborer un plan d’entretien et de vérification réguliers des aménagements et du matériel sur place (électroménager, par exemple). Ceci, pour éviter au maximum de vous retrouver avec une panne en plein milieu d’un séjour. D’autre part, il est essentiel de fournir aux voyageurs, un niveau d’équipement correct et des produits de base (pensez au réassort) leur permettant d’être à l’aise dans votre logement : 

• une cuisine équipée ;
• des draps ; 
• des serviettes de toilettes ; 
• du papier hygiénique ; 
• du savon et du shampoing ;
• des produits d’entretien.

L’accueil des voyageurs 

Il commence par l’envoi d’instructions claires à vos locataires avant leur arrivée et se poursuit par la mise à disposition d’un livret d’accueil détaillé. Cela participe d’une procédure de check-in et de check-out efficace. Elle vous évite de devoir répondre toujours aux mêmes questions, ce qui peut vous coûter un temps précieux. Parmi les sempiternelles informations à leur faire passer, on retrouve les horaires d’arrivée et de départ pour un accueil en personne ou bien la communication des codes de boite à clé, serrure connectée ou tout autre moyen de prise de possession des lieux en autonomie. Dans tous les cas, il est préférable, là encore, que toutes les spécificités de chaque réservation puissent être centralisées et consultées par tous les membres de votre équipe (hôtes, intervenants nettoyage et maintenance, etc.) sur une platefrome de gestion unique. C’est l’assurance que tous les voyageurs pourront toujours avoir accès à un lieu bien  préparé pour les accueillir. 

La communication 

Adapter vos messages à chaque moment clé du parcours voyageur est indispensable pour entretenir de bonnes relations avec eux et leur faire comprendre que vous êtes un véritable professionnel de la location de courte durée. Ils sauront vous remercier quand le temps des commentaires sur leur séjour sera venu. Dès la confirmation de la réservation, envoyez un petit mot de remerciement. Assurez-vous aussi d’envoyer des messages utiles pour leur arrivée et leur départ. Cherchez un outil pour éditer et envoyer automatiquement ces modèles via une application smartphone.

L’intégration de nouveaux logements

Si vous êtes toujours en quête de nouveaux hébergements à proposer sur le marché, il est absolument nécessaire pour vous, d’élaborer un procédure d’intégration de ces biens la plus pratique qui soit. Par exemple, la fluidité et la facilité de partage de documents et d’informations entre les propriétaires et vos collaborateurs ou vous-même doit être, à notre humble avis, un des critères de choix de votre solution de gestion.

En bref, la configuration de flux de travail et de processus métier complexes, mais aussi la possible gestion d’un site de réservation directe ainsi que de nombreuses autres tâches liées à votre activité de gestionnaire en location saisonnière doivent vous faire réfléchir. Cela doit vous faire prendre conscience, qu’au lieu d’une application pour conciergerie, vous êtes peut-être et avant tout, en recherche d’un outil tout-en-un vous permettant de tout centraliser en une seule et même interface.  

Application pour conciergerie : l’approche tout-en-un de Rentalready à votre service

Notre logiciel leader sur le marché des PMS et autres Channel Managers dédiés à la location saisonnière a donc comme particularité principale cette approche tout-en-un. Notre outil, développé pour les besoins de notre maison-mère, la conciergerie GuestReady et ses 3000 logements, met à votre disposition une liste de fonctionnalités toutes plus pratiques les unes que les autres pour rendre votre gestion plus aisée, dans sa globalité. 

Pour la gestion des logements

Nous vous donnons accès à : 

• Un Channel Manager intégré à toutes les plateformes de réservations principales du marché. Il vous permet de toutes sortes de synchronisations, de vos calendriers à  celle de vos prix, en passant les mises à jour de vos annonces, les notifications et les échanges avec les voyageurs.
• Un outil de tarification dynamique. Paramétrable comme bon vous semble (avec l’instauration de règles de nuitées minimum, par exemple), vous pouvez optimiser vos prix et maximiser votre taux d’occupation. En outre, notre algorithme améliore sans cesse votre référencement sur Airbnb, en mettant à jour vos tarifs et vos disponibilités, en permanence et automatiquement. 
• De nombreux moyens d’automatiser votre gestion, notamment grâce à des formulaires de check-in et d’intégration de nouvelles annonces, à faire passer à vos propriétaires, via leur espace dédié. A noter, sur ce point et puisque c’est le sujet qui nous préoccupe aujourd’hui, que ces derniers ont accès à une application dédiée qui leur permet de suivre les performances de leur bien. Des modèles de messages, des avis sur les locataires et les factures pour les propriétaires sont également générés automatiquement.

Pour aller plus loin, savez-vous comment automatiser une location saisonnière ?

Pour la gestion des voyageurs

• Une messagerie unifiée qui vous donne la possibilité de pré-approuver les demandes des voyageurs provenant de Airbnb. Elle vous permet aussi de filtrer vos échanges (par statut de réservation, entre autres), d’accéder à des réponses préenregistrées et de garder un fil de discussion unique, même en cas d’utilisation de moyens de communication différents (SMS, e-mails, etc.)
• Nous vous donnons la possibilité de nous déléguer la communication avec les voyageurs, 24h/24 et 7j/7.
• Vous pouvez proposer des ventes additionnelles via un formulaire intelligent.
• RentalReady, c’est aussi une solution de réservation directe (accompagnée d’un portail de paiement sécurisé) en lien avec votre site internet éventuel. 

Pour la gestion de vos opérations

Une automatisation du paiement et de votre facturation avec : 

• La collecte des paiements de Booking.com ;
• Le versement automatique et fractionné aux propriétaires ;
• La création d’autant de liens de paiement que vous souhaitez ;
• L’encaissement des cautions, sécurisé grâce à notre intégration avec Swikly.

Toute vos tâches sont également simplifiées et optimisées pour vos équipes, grâce : 

• A notre tableau de bord des opérations pour l’accueil , le ménage ou encore la maintenance ;
• Une assignation automatique de ces tâches ;
• TicketReady, notre outil d’ouverture, de suivi et de résolution des tickets de maintenance, suite à un incident ; 
• Des check-lists de missions personnalisables. 

Enfin, pour encore coller au thème de notre article, nous mettons à disposition de vos équipes, une application iOS ou Android dédiée, afin de confier les bonnes tâches aux bons agents sur le terrain. 

Un mot sur la gestion multi-villes

Notre solution est nativement élaborée pour permettre cette gestion multi-villes (pour ne pas dire multi-pays). En effet, elle vous permet d’instaurer un fonctionnement par agence (ou antenne), qui a : 

• Ses propres équipes .
• Ses propres procédures de travail. 
• Ses propres chiffres, données et performances. 

Vous avez là, le moyen de cloisonner toutes vos données justement. Cela, pour ne pas ennuyer ou distraire vos collaborateurs avec des informations ne les concernant pas. Notre approche tout-en-un (toujours elle) vous donne la possibilité de profiter de plusieurs choses : 

• Une configuration multi-agence qui vous permet de regrouper vos logements par emplacement ou type, par exemple, et d’appliquer des règles spécifiques à chaque ensemble.
• Un tableau de bord analytique qui vous offre une vue par secteur (ou générale, évidemment) de vos performances. C’est idéal pour établir une stratégie de développement plus efficace.
• Pléthore de niveaux de d’autorisations et de droits d’accéder à certaines ressources et informations nécessaires à vos équipes pour effectuer leurs tâches du mieux possible.  

Vous l’avez constaté, un logiciel avec une approche tout-en-un, comme le nôtre, chez RentalReady, vaut parfois mieux qu’une application pour conciergerie vous permettant de gérer beaucoup moins d’aspects votre activité en location saisonnière. Nous précisons, néanmoins, que notre interface est tout à fait responsive et donc parfaitement utilisable sur une tablette.