comment automatiser sa conciergerie

Automatiser sa conciergerie, un pas de géant vers la professionnalisation

Vous êtes gestionnaire d’hébergements en location saisonnière et vous cherchez la bonne façon de faire grossir votre conciergerie Airbnb pour jouer dans la cour des grands ? Vous êtes peut-être déjà tombé sur les discours de certains pseudo-influenceurs qui vous expliquent qu’automatiser sa conciergerie équivaut à ne plus rien faire du tout et attendre tranquillement que les revenus générés arrivent sur son compte en banque. Même si l’idée a de quoi séduire, détrompez-vous, c’est un peu plus complexe que cela.

Chez RentalReady, nous avons toujours insisté sur le fait que pour développer sa conciergerie et se professionnaliser au maximum, il fallait, avant tout, mettre en place des processus de travail bien définis pour chacune des tâches inhérentes à cette activité. C’est seulement à partir du moment où ces procédures sont bien identifiées, que l’on peut réellement savoir lesquelles pourront être automatisées et comment. Dans cet article, nous allons donc vous montrer le cheminement qui conduit à automatiser sa gestion de locations de courte durée de la manière la plus réfléchie qui soit, pour arriver à mener à bien votre business.

Automatiser sa conciergerie, c’est la chemin le plus direct vers le développement de votre activité et la croissance.

Définir les bonnes procédures de travail

Être à la tête d’une conciergerie nécessite une organisation rigoureuse et des procédures de travail bien déterminées. Ces processus garantissent, non seulement une expérience mémorable pour les voyageurs, mais aussi une gestion efficace et rentable de vos biens. On peut également noter que des procédures bien pensées permettent à vos nouveaux collaborateurs éventuels de les assimiler plus facilement et donc d’être opérationnels plus rapidement.

L’intégration de nouvelles propriétés

Il est essentiel d’afficher des annonces complètes pour louer ses biens de façon efficace

Pour pouvoir faire partie des gestionnaires qui compte dans l’industrie, il convient de proposer un nombre toujours plus important de logements sur le marché. Il est donc primordial d’établir une façon de procéder qui vous permettra de rendre l’entrée de chaque nouveau bien dans votre « catalogue », la plus fluide qui soit. On pense notamment au partage de documents et d’informations entre les propriétaires et vous-même ou votre équipe. La question de la tarification de tous vos logements doit, en outre, être au cœur de votre stratégie de développement. En effet, mettre un hébergement au bon prix et au bon moment vous permettra d’améliorer vos performances et donc votre compétitivité.

La gestion des réservations

La gestion des réservations est une autre procédure clé. Il est essentiel d’avoir un système fiable et facile à utiliser. Celui-ci doit vous donner l’opportunité de suivre ces réservations, mais également les annulations et toutes les modifications pouvant survenir à n’importe quel moment (nombre de voyageurs, demandes particulières, etc.). Il est absolument nécessaire de trouver le moyen de synchroniser toutes les demandes susceptibles de vous arriver de plusieurs plateformes (Airbnb, Abritel, Booking.com ou autres). Cela minimise le risque de devoir gérer des doubles réservations, hantise de tout bon gestionnaire. Une centralisation des informations concernant vos réservations (dates, prix, échanges avec les voyageurs) évite de devoir répéter certaines opérations et vous fait gagner un temps précieux.

Accueil des voyageurs

Il s’agit effectivement d’une étape cruciale dans la gestion de vos biens en location saisonnière. Il est important de mettre en place une procédure d’arrivée et de départ claire et efficace. Cela peut inclure l’envoi d’instructions détaillées aux voyageurs avant leur arrivée, la préparation d’un livret d’accueil et la mise en place d’un système de remise des clés sécurisé et pratique : 

  • Planification d’horaires de rendez-vous sur place, dans le cas d’un accueil physique ;
  • Communication d’un code en amont de l’arrivée, pour l’ouverture d’une boîte à clé ou d’une serrure connectée, par exemple.

Là encore, nous vous conseillons de trouver un moyen de regrouper toutes les informations de séjour de vos locataires pour tous vos logements au sein d’un calendrier consultable par votre équipe : 

  • voyageurs ;
  • intervenants ménage ; 
  • agents de maintenance ;
  • etc.

Cela permet, en effet, de vous assurer que vos locataires pourront toujours profiter d’un endroit parfaitement préparé pour leur venue.

L’entretien des logements

Justement, un ménage régulier des propriétés est indispensable pour garantir la satisfaction des voyageurs. Il est important de mettre en place une procédure de nettoyage détaillée, comprenant la remise au propre après chaque départ et des inspections régulières des lieux. De plus, un plan d’entretien préventif et réactif doit être élaboré pour gérer les réparations et la maintenance des équipements. En tant que gérant d’une conciergerie digne de ce nom, vous devez être sûr que chaque logement est bien équipé et approvisionné pour répondre aux besoins des voyageurs. Cela inclut la gestion des fournitures et des consommables tels que : 

  • des draps ; 
  • des serviettes de  toilette ; 
  • du papier hygiénique ;
  • du savon ;
  • des produits d’entretien ( vaisselle, sol, lessive, etc.)
  • Et autres. 

Nous vous recommandons également d’opter pour une procédure de vérification régulière et de réassort de tous les produits mis à disposition.

La communication avec les locataires 

automatiser sa conciergerie et la communication avec les voyageurs
Le smartphone, un outil bien pratique pour mettre en place une excellente communication avec les voyageurs

Une communication claire et surtout adaptée est indispensable à toute bonne relation commerciale. Vos visiteurs vous sauront gré d’avoir su les accompagner tout au long de leur parcours voyageur. Savoir faire passer les bonnes informations à des moments clés du séjour, vous permettra à coups sûr, de récolter de bons commentaires de leur part. Parmi les différentes missives à envoyer, on retrouve : 

  • Une confirmation de la réservation accompagnée de chaleureux remerciements à l’égard de vos futurs locataires ;
  • Un message avant l’arrivée comprenant des renseignements utiles sur le trajet, l’arrivée et la prise de possession des lieux ;
  • Un autre, pour vous assurer que cette arrivée s’est bien passée et rappeler aux voyageurs que vous êtes à leur disposition pour répondre à la moindre de leurs questions ;
  • Un message juste avant le départ pour les remercier encore une fois de vous avoir fait confiance et commencer à avoir leur premier ressenti sur leur séjour chez vous ;
  • Un message, quelques jours après leur retour chez eux, sous forme de questionnaire de satisfaction qui vous permet d’avoir des commentaires plus précis et de mettre les plus dithyrambiques en avant pour attirer d’autres voyageurs .

Établir une procédure précise quant à l’envoi de messages à l’attention des personnes profitant de vos biens vous permet de gagner du temps et d’avoir la réputation de professionnel de la location de courte durée que vous méritez.

Cette communication peut s’acompagner de la mise à disposition du numéro de téléphone d’un service ou d’une personne apte à fournir un assistance à n’importe quel moment du séjour à vos locataires. 

Bon à savoir : que ce soit pour la location saisonnière ou dans n’importe quel autre secteur, l’amélioration des performances d’une entreprise passe forcément par la mise en place de processus métier

Une fois que vous aurez su mettre en évidence des procédures de travail vous donnant les moyens de gérer efficacement vos logements et leurs occupants, vous serez sans doute ravi d’apprendre que certaines solutions existent pour aller plus vite et plus loin. 

Les outils pour automatiser sa conciergerie

Il existe de nombreux outils pour automatiser sa conciergerie

Channel manager 

Si vous êtes gestionnaire avec au moins 1 an d’expérience dans la location saisonnière, vous vous servez peut-être uniquement des outils mis à votre disposition sur Airbnb. Il est cependant fort probable que vous utilisiez déjà un logiciel type Smoobu, Beds24, SuperHote, pour ne citer qu’eux.

Un channel manager peut aller bien plus loin que ce que ces logiciels mettent à votre disposition. Et quand il s’agit de processus métier, nous sommes en plein dans le sujet. Bien souvent ces logiciels, souvent très adaptés pour débuter, montrent leurs limites lorsque l’on veut dépasser un certain volume de biens.

En regroupant toutes les informations concernant vos différentes annonces en un seul et même endroit, un bon channel manager vous permet de : 

  • Centraliser les réservations. En d’autres termes, vous en donner l’accès dans un seul système. Grâce à cela, vous avez une vue sur toutes les tâches à effectuer pour chacun des vos hébergements (gestion des locataires, du logement, encaissements, communciation, etc.);
  • Garder votre calendrier bien à jour. Le fait que vos annonces soient enregistrées sur des canaux de distribution divers et variés, vous expose à un risque de surréservations. Le channel manager, en synchronisant automatiquement les plannings de tous les sites sur lesquels vos biens sont présents sur un calendrier unique, vous évite ce genre de problèmes;
  • Optimiser votre offre de prix. Toujours grâce à un accès facilité à toutes les informations de vos annonces, vous avez, de ce fait, l’opportunité d’élaborer la meilleure stratégie de tarification dynamique qui soit pour vos biens en location (ajustement des tarifs en fonction de la demande, de la saisonnalité ou d’événements spécifiques locaux);
  • Analyser vos performances avec l’accès à différents indicateurs vous permettant de prendre les meilleures décisions pour développer votre activité;
  • Vous donner accès à un support client efficace et disponible à tout instant.

PMS

C’est un logiciel complet qui vous offre de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer votree activité de gestionnaire d’hébergements en location de courte durée sur un interface unique. Parmi les solutions les plus courantes fournie par un PMS, on retrouve : 

  • L’édition et la visualisation de tous vos calendriers ;
  • La gestion des réservations ;
  • La gestion de votre tarification ;
  • La gestion des voyageurs ;
  • La gestion de toutes les données concernant vos logements ;
  • Plusieurs fonctionnnalités additionnelles (moteur de réservation, gestion des paiements/cautions, centralisation des messages).

Il est bon de noter que la plupart des PMS sont équipés d’un channel manager permettant (pour rappel) la synchronisation de toutes les plateformes de réservation sur lesquelles vos annonces sont présentes.

Logiciels et outils divers

Notion est un outil pratique, que l’on peut utiliser en équipe

Il existe, en outre, des outils vous donnant des opportunités supplémentaires d’automatiser certaines tâches répétitives sur bien des aspects de la gestion de votre entreprise : 

  • Pour définir des processus de travail, les documenter et les partager en interne, vous pouvez utiliser des logiciels tels que Notion ou Clickup ;
  • À la suite d’un rendez-vous avec un client (propriétaire souhaitant vous confier son bien en gestion), vous avez la possibilité de mettre en place un formulaire que vous pouvez lui faire parvenir et qu’il peut remplir en ligne avec toutes les informations dont vous aurez besoin ;
  • Pour finaliser et acter un nouvelle collaboration, vous pouvez également avoir recours à un contrat digital avec signature électronique.

Privilégier une approche tout-en-un avec RentalReady

Chez RentalReady, nous souhaitons nous positionner comme un logiciel leader sur le marché des PMS/Channel managers pour la location saisonnière, avec comme particularité d’avoir une approche tout-en-un. Notre solution a d’ailleurs été développée pour les besoins de la conciergerie GuestReady (notre maison mère) qui gère près de 3000 logements à travers le monde. Notre outil est donc prévu pour un usage international et pour des entreprises importantes avec des besoins avancés. Une liste ultra complète de fonctionnalités est à votre disposition pour une gestion globale de votre activité. 

Gestion des logements

Vous avez accès à : 

  • Un channel manager qui s’intègre à toutes les principales plateformes de réservations et qui permet de multiples synchronisations (calendriers, prix, mises à jour du contenu de vos annonces, notification et messages).
  • Un outil de revenue management et d’optimisation dynamique de vos tarifs afin de maximiser votre taux d’occupation. Entièrement paramétrable, vous pouvez instaurer la règle de nuitée minimum que vous voulez. L’algorithme améliore votre référencement sur Airbnb en modifiant automatiquement et très fréquemment vos disponibilités et vos prix.
  • Des outils d’automatisation pour la location courte durée, afin de mettre véritablement votre business en pilotage automatique avec des formulaires de check-in et d’intégration de nouvelles annonces (à partager aux propriétaires qui se feront une joie de remplir les informations pour vous faciliter le travail). Des modèles de messages, des avis sur les voyageurs ainsi que les factures pour les propriétaires peuvent être générés automatiquement.

Vous pouvez bien sûr maintenir les propriétaires au courant de tout ce qui concerne leurs biens via un espace qui leur est dédié et accessible facilement.

Gestion des voyageurs 

Dans ce cadre, vous avez la chance de pouvoir profiter : 

  • D’une messagerie unifiée qui vous permet de pré-approuver les demandes des voyageurs sur Airbnb, filtrer vos messages (par statut de réservation, ou langue des locataires), avoir accès à des réponses préenregistrées et conserver un fil de discussion unique, même si vous utilisez plusieurs moyens de communication (SMS, mails) ;
  • D’un moyen de déléguer la communication voyageurs ;
  • De proposer des ventes additionnelles grâce à un formulaire intelligent ;
  • D’une solution de réservation directe reliée à votre propre site internet. Vous bénéficiez également d’un portail de paiement sécurisé intégré.

Gestion des opérations

Le paiement et la facturation sont totalement automatisés avec : 

  • La collecte des paiements de Booking.com ;
  • Le versement fractionné et automatique aux propriétaires ;
  • La possibilité de créer autant de liens de paiement que vous souhaitez ;
  • La collecte des cautions, sécurisée grâce à notre intégration avec Swikly.

La gestion des tâches fait évidemment partie de notre solution, avec : 

  • Un tableau de bord des opérations ( accueil, ménage, maintenance).
  • L’assignation automatique des tâches.
  • Un outil de résolution des incidents, TicketReady, qui gère l’ouverture et le suivi des tickets de maintenance.
  • Des check-lists personnalisables.
  • Une application IOS ou Android utilisable par toutes vos équipes opérationnelles. 

Enfin, l’IA est bien présente chez RentalReady via l’intégration de chatGPT à notre outil.

Chez RentalReady, grâce à notre solution globale, nous donnons à chacun d’entre vous les moyens d’automatiser sa conciergerie et surtout d’éviter la perte d’informations et le manque d’efficacité.