Cómo Super Vou recuperó el control para triplicar su actividad

Es un momento que muchos gestores de alquiler vacacional reconocerán, sea cual sea su sistema. El negocio va bien, la cartera no para de crecer, y entonces las herramientas que antes sostenían la operación empiezan, sin hacer ruido, a frenarla. A menudo no es que el software haya fallado, sino que la operación lo ha superado. Ese fue el punto de inflexión para Lucas Moreira, cofundador de Super Vou.

La empresa detrás de la historia

Super Vou es una empresa brasileña de gestión de alquiler vacacional que Lucas puso en marcha en 2016 con un único apartamento, el de la familia de su socio. El buen trabajo y las recomendaciones constantes hicieron el resto. “Crecimos sobre todo por recomendaciones, un cliente contento que trae al siguiente.”

Una década después, la empresa gestiona 57 propiedades en Curitiba y en el litoral de Paraná y Santa Catarina, con destinos de vacaciones como Bombinhas e Itapema. La mayor parte de su actividad pasa por Airbnb y, como muchos gestores de alquiler vacacional en el pujante mercado brasileño, Super Vou se ha hecho un nombre por el servicio, no solo por el tamaño.

El crecimiento superó a la operación, no solo al software

A medida que la cartera de Super Vou crecía, sus operaciones se volvían más complejas y el montaje anterior ya no daba abasto. La tensión apareció en varios frentes a la vez:

• Números en los que no podía confiar: “No me fiaba de los indicadores que me daba, los dashboards, las finanzas. Rehacía yo mismo los cálculos y no cuadraban con lo que mostraba el sistema.” Lo planteó una y otra vez y no obtuvo respuesta.
• Parches sobre parches: para tapar los huecos, el equipo no paraba de sumar herramientas extra a la plataforma en lugar de trabajar desde una única base fiable.
• Un producto que había dejado de evolucionar: aparecían funcionalidades nuevas en Airbnb que su sistema anterior nunca implementó. “Sentía que el sistema estaba un poco congelado en el tiempo.”

El hilo común era el control. Cuanto más crecía Super Vou, más difícil resultaba gestionarlo con confianza. “Lo que necesitábamos era un sistema robusto que hiciera todo lo que necesitábamos, de una forma que nos diera la tranquilidad para crecer.”

Lucas evaluó entre 5 y 10 soluciones antes de elegir RentalReady, una plataforma que apenas conocía entonces. “Fue una grata sorpresa.”

Qué cambió tras pasarse a RentalReady

Cambiar de sistema nunca es poca cosa, y Lucas no finge lo contrario: “El soporte de RentalReady fue bueno, pero cambiar de sistema da mucho trabajo por muy bueno que sea el soporte.” La transición llevó unas tres semanas, y lo que destaca un año después no es una lista de funcionalidades, sino cómo se siente ahora llevar el negocio.

• Vuelve a confiar en sus números: los dashboards que antes revisaba a mano le dan hoy, en sus palabras, “mucho más control sobre el negocio”. Eso fue gracias a cambiar a unas finanzas e informes fiables que ya no tiene que verificar, más Maia Insights, que reúne datos que antes compilaba a mano y los envía según un calendario. “Lo configuré una vez y cada lunes me llega por correo un informe de las reservas que entraron.”
• Los propietarios ganaron transparencia: el Espacio propietario da a cada propietario una vista clara de su ocupación, sus tarifas por noche, su contabilidad y su mantenimiento, para que compruebe cómo rinde su propiedad cuando quiera en lugar de esperar a que Lucas le dé novedades. Eso quita el reporting rutinario del equipo y mantiene a los propietarios seguros de cómo se gestionan sus propiedades, y la respuesta ha sido unánime. “El feedback de cada propietario es que están muy satisfechos con el panel.”
• El equipo de soporte se redujo a la mitad: Super Vou redujo a la mitad su equipo de soporte sin perder calidad, bajando los costes y, en un país con normas laborales estrictas, reduciendo el riesgo laboral. Maia Messaging lo hizo posible, gestionando la mensajería con los huéspedes las 24 horas en todos los canales, incluido WhatsApp, respondiendo personalmente por su nombre y avisando a una persona solo cuando hace falta. “No solo está disponible 24/7. Es la calidad de las respuestas que da.” Algunos huéspedes hasta han dejado reseñas que la mencionan por su nombre, y una bandeja de entrada unificada con acceso móvil permite al equipo, ahora más reducido, trabajar desde cualquier lugar.
• La empresa se siente lista para crecer: las frustraciones que empujaron a Super Vou a cambiar se han disipado, sustituidas por una sola plataforma en evolución que sigue lanzando las funcionalidades que el equipo antes esperaba. “Cada semana hay una actualización, a veces dos.”

La confianza para dar el siguiente paso

La verdadera recompensa no es que Super Vou cambiara de software. Es que Lucas recuperó la confianza de que su negocio está listo para lo que viene. Con Maia asumiendo la carga de trabajo de las 24 horas, puede sumar más propiedades sin un aumento equivalente de personal. Incluso triplicando la cartera, señala, no tendría que contratar en la misma proporción. “Con Maia estoy mucho más tranquilo para hacer crecer el negocio que si dependiera solo de personas.”

Lucas ve un largo recorrido por delante, desde el vasto litoral brasileño hasta un interior que cree aún muy poco explotado. El consejo que da a otros gestores de alquiler vacacional que se plantean un cambio refleja lo que buscaba desde el principio: “Elige un sistema que de verdad valga la pena: robusto y completo, que te sirva durante años.” Con números fiables, propietarios que ven su propio rendimiento y un equipo más reducido respaldado por una plataforma que no deja de evolucionar, Super Vou está listo para crecer en sus propios términos.