Gestionar la comunicación con los viajeros requiere una organización impecable. Por eso hoy queremos hablar sobre la bandeja de entrada unificada para tu alquiler vacacional, una herramienta práctica y fácil de usar.
En España, el número de alquileres de corta duración superó los 200.000 alojamientos. Una gran parte de estas unidades está gestionada por particulares (alojamientos rurales , propiedades de inversores, viviendas secundarias). Otra parte de esta oferta de alojamiento es operada por profesionales.
Aunque cabría imaginar que un profesional sería más eficiente que un particular, lamentablemente, no siempre es el caso. Gestionar numerosas propiedades o una sola requiere distintos niveles de compromiso y disponibilidad.
La falta de procesos optimizados, la mala elección de herramientas o incluso la ausencia de ellas, pueden ser algunas de las razones por las cuales los profesionales se ven abrumados en el flujo de comunicación con los huéspedes, hasta el punto de perder totalmente el hilo y ofrecer una experiencia de mala calidad a sus huéspedes.
Ser eficiente y ofrecer a los huéspedes una experiencia de calidad no es una opción, especialmente en un panorama turístico más saturado que nunca de ofertas y competencia. Aquí es donde entra en juego una función como la bandeja de entrada unificada para tu alquiler vacacional, desarrollada por RentalReady.
Índice
¿Qué es una bandeja de entrada unificada?
Leyenda de la imagen: La comunicación con los viajeros a menudo se realiza por correo electrónico o a través de mensajería instantánea
Si ya tienes experiencia con alojamientos de alquiler a corto plazo, es casi seguro que ya habrás intercambiado mensajes con tus huéspedes de Airbnb ó de cualquier otra plataforma de alquiler. Cada plataforma tiene su propia bandeja de entrada (popularmente también llamada Inbox) que te sirve para comunicarte con los huéspedes que han reservado en la plataforma.
Para un mismo alojamiento, puedes tener 3 reservas provenientes de 3 plataformas diferentes (Airbnb, Booking y VRBO, por ejemplo). En cuyo caso tendrás que comunicarte con los huéspedes a través de la bandeja de entrada de cada plataforma.
Imaginemos que usas un Channel Manager (o PMS) que te permite obtener reservas directas, lo que añade una cuarta plataforma de reservas a gestionar, con su propia bandeja de entrada (desde tu Channel Manager / PMS).
Imagina este escenario con 20 propiedades a gestionar y cientos de reservas. Tu trabajo ya no es el de un conserje o un gestor, sino el de un artista de circo, experto en el arte del malabarismo, pasando de una bandeja de entrada a otra.
Lo que llamamos una bandeja de entrada unificada para alquileres vacacionales, resuelve este problema consolidando todos los flujos de mensajes de las diferentes plataformas en un solo lugar. En este caso, en nuestra bandeja de entrada unificada de RentalReady.
Hacemos esto posible porque, como socio oficial de las plataformas de reservas, hemos integrado una parte específica de su API que permite esta sincronización de mensajes.
La importancia de centralizar las conversaciones en el PMS
Leyenda de la imagen:
Correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto… Hay diferentes formas de comunicarse entre anfitriones y viajeros
¿Por qué es importante centralizar las conversaciones con los huéspedes en tu PMS? En primer lugar porque tu PMS es tu torre de control, especialmente cuando se trata de una solución completa como RentalReady. Es desde ahí que gestionarás toda tu actividad con tu equipo.
Por lo tanto, es crucial garantizar que todo el mundo tenga acceso al mismo nivel de información.
Si ya has creado el itinerario de tu huésped (secuencia de correos electrónicos enviados a los huéspedes desde la reserva hasta la salida), sabrás que puede ser complicado encontrar el equilibrio adecuado entre la información que se comparte con los huéspedes y el momento adecuado para hacerlo. Un mal momento o una comunicación excesiva pueden abrumar a los huéspedes y hacer que pierdan detalles importantes como: el proceso de llegada, la hora de salida o las normas del alojamiento.
Un consejo: de vez en cuando realiza reservas ficticias para probar tu propio flujo de viajeros y así ver si hay que hacer algún ajuste.
Otro punto importante que justifica centralizar tus conversaciones es precisamente la integración de mensajes automáticos (itinerario del huésped) con mensajes manuales (respuestas a preguntas específicas y consultas de los invitados). Tener el historial completo de la conversación en la misma pantalla, reuniendo tus mensajes automáticos y otros intercambios similares, te proporciona una visibilidad perfecta. Permitiendo a cada miembro de tu equipo retomar la conversación sin problemas y responder con eficacia.
En cualquier momento, si notas que un huésped se pone en contacto contigo y terminas asistiendole manualmente, puedes desactivar el envío automático de correos electrónicos desde la conversación. Previniendo que el huésped reciba información duplicada y garantizando una experiencia de comunicación más fluida.
Funcionalidades y acciones posibles desde la bandeja de entrada unificada para tu alquiler vacacional
Pero una bandeja de entrada unificada no se limita en estos beneficios, al menos cuando está diseñada para ser la piedra angular de la gestión diaria. Permítenos mostrarte lo que hemos planeado para ampliar los límites de la comunicación con los huéspedes:
Integración de acciones
Para que los gestores realmente puedan gestionar todo desde la bandeja de entrada unificada para tu alquiler vacacional de RentalReady, necesitábamos integrar acciones de ciertas plataformas. Esto es lo que hemos hecho con VRBO (Abritel) y Airbnb, habilitando acciones como responder a solicitudes de reserva, pre-aprobaciones y ofertas especiales. Esto significa que para aquellos que gestionan propiedades donde la reserva instantánea no está habilitada, estas acciones podrán realizarse directamente desde RentalReady.
Organización avanzada de la comunicación
Al igual que los CRM más avanzados, permitimos a nuestros usuarios organizar perfectamente todo este flujo de mensajes en la bandeja de entrada:
- Capacidad para asignar mensajes a miembros del equipo/empleados específicos (ideal si tienes agentes dedicados a las solicitudes de reserva, que requieren un aspecto comercial, y otros que se ocupen de las relaciones con los huéspedes durante su estancia).
- Posibilidad de marcar conversación con un nivel de importancia superior.
- Organización de conversaciones y mensajes por carpetas, para facilitar la recuperación de intercambios por temática.
- Función de pausa/silencio (snooze) para conversaciones, que permitan ocultarlas temporalmente mientras se formule una respuesta.
- Soporte de archivos adjuntos, que permitan brindar ayuda a tus huéspedes compartiendo fácilmente archivos multimedia y PDF.
Estas funcionalidades te permitirán construir un proceso de comunicación verdaderamente profesional que evolucionará a medida que tu empresa y equipo se desarrollen.
La bandeja de entrada unificada: ¡por fin una visión realmente completa!
Te hemos hablado de la comunicación y de centralizar los intercambios en una interfaz, pero otra gran ventaja de esta comunicación unificada en tu PMS es tener de un solo vistazo toda la información esencial sobre el huésped con el que te estás relacionando en ese momento.
¿Se trata de una estancia en curso? ¿De un cliente habitual? ¿Cuál es el estado del pago de su estancia o depósito?
Leyenda de la imagen: Un espacio único para comunicarse muy fácilmente con los viajeros: la bandeja de entrada unificada de RentalReady para tu alquiler vacacional tiene muchas ventajas.
Olvídate de tener decenas de ventanas abiertas en tu navegador sólo para acceder a toda la información necesaria, nosotros hemos hecho este trabajo por ti permitiéndote acceder a toda esta información útil directamente desde la pantalla de conversación.
Riesgos y consecuencias de una gestión de comunicación fragmentada
Como te habrás dado cuenta, sin esta centralización y unificación de la información, te enfrentarás a una verdadera pérdida de tiempo y eficacia. Sin mencionar la impresión que darás a tus huéspedes, arriesgándote a tiempos de respuesta demasiado largos o incoherencias en tu comunicación.
Sin mencionar a tus colaboradores, que también perderán un tiempo valioso buscando informaciónes importantes. Ser capaz de encontrar información rápidamente es un signo de profesionalidad. Imagina la cara de un propietario cuando se le pregunte si los huéspedes habían mencionado la presencia de una mascota en sus mensajes iniciales, y tú tengas que buscar entre Airbnb, tu PMS y, por último abrir tus SMS ó WhatsApp para encontrar la respuesta.
Si deseas gestionar este negocio de manera profesional y rentable, debes actuar en consecuencia, utilizando los métodos de las empresas líderes en el sector que se benefician de este tipo de tecnología.
Reserva una cita con uno de nuestros expertos para descubrir más información sobre el poder de una bandeja de entrada unificada para tu alquiler vacacional y cómo puedes revolucionar tu negocio de gestión de propiedades. Descubre de primera mano cómo las innovadoras soluciones de RentalReady pueden agilizar operaciones, mejorar la satisfacción de los huéspedes e impulsar tu negocio a otras alturas.